1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) betaal groot bedrae staatsfondse in die vorm van oordragbetalings aan skole in die Wes-Kaap ingevolge die Norme en Standaarde vir die Befondsing van Skole.
2. Skole moet ingevolge die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (WOFB), 1999 (Wet 1/1999), soos gewysig, fondse wat in hulle bankrekeninge inbetaal word op ‘n effektiewe en deursigtige manier bestuur. Die Hoof van die Departement, as Rekenpligtige Beampte van die WKOD, is derhalwe verplig om beheermaatreëls in te stel om te verseker dat alle staatsfondse wat aan openbare skole oorbetaal word, benut word vir die doeleindes waarvoor dit toegeken is, en dat daar behoorlik rekenskap van hierdie fondse gegee kan word.
3. Die WKOD versoek skole herhaaldelik in sy Norme en Standaarde-omsendbriewe en toekenningsbriewe om aan die vereistes van die WOFB te voldoen en fondse korrek aan te wend. Gespesifiseerde finansiële verslae (WKOD 043) en bewyse van aankope en/of betaling moet ook soos versoek aan Hoofkantoor of OBOS`e voorgelê word.
4. Die Departement beklemtoon dus dat indien die vereiste dokumentasie nie voorgelê word soos verlang nie, die daaropvolgende oordragbetaling nie aan die betrokke skool gemaak sal word nie.
5. Beheerliggame en prinsipale van skole word weer eens herinner aan hul verantwoordelikheid om voldoende en behoorlike rekord van die skool se inkomste, verpligtinge, uitgawes en balanse te hou en om te verseker dat die skool en die WKOD nie aan risiko’s blootgestel word nie.

Hulle word ook versoek om te verseker dat stelsels ingestel is om te kontroleer dat

  • maandelikse rekeninge (munisipale dienste) wat ontvang word, tydig betaal word;

  • oordragbetalings aangewend word vir die doeleindes soos gespesifiseer in departementele omsendbriewe en briewe;

  • alle inkomste en uitgawes behoorlik geboekstaaf word;

  • finansiële verslae aan Hoofkantoor of OBOS’e voorgelê word soos van tyd tot tyd versoek;

  • bewyse van aankope/betalings tydig en sonder vertraging voorgelê word; en

  • rekeninge betaal word.
6. Die Norme en Standaarde-toekenningsbriewe moet geraadpleeg word vir duidelikheid oor die aanwending van fondse.
7. OBOS-adviseurs is aangestel om leiding aan skole te gee en om kapasiteit te bou. Skole wat hulp verlang met die bestuur van hulle fondse kan dus met hierdie beamptes skakel.
8. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle belanghebbendes.


GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2006:03:14