1. Verwys asseblief na Omsendbrief 0031/2004 van 23 Junie 2004, Personeelbestuurminuut 0014/2005 en die prosedurehandleiding vir PPBOS vir staatsdienspersoneel (vlak 1-12).
2. OPSOMMING VAN DIE PPBOS
2.1 Deel VIII van die Staatsdiensregulasies (SDR), 2001, stipuleer dat alle staatsdiensdepartemente n stelsel vir prestasiebestuur en ontwikkeling vir sy werknemers moet implementeer.
2.2 Die PPBOS is uitslaggedrewe, en behels n deurlopende proses waardeur daar verseker word dat
  • werknemers presies weet wat van hulle verwag word;

  • behoorlik toegerus is om te doen wat van hulle verwag word; en

  • die uitslae wat van hulle verwag word, lewer.

Die behels ook prestasiebeoordeling.

2.3 n Prestasiesiklus strek oor een jaar, d.w.s. van 1 April van n bepaalde jaar tot 31 Maart van die volgende jaar.
2.4 Die betrokke fases wat daarmee saamgaan, kan soos volg opgesom word:
2.4.1 Die opstel van n Individuele Prestasieplan en n Individuele Ontwikkelingsplan, wat die gevolg is van beraadslaging tussen die werknemer en toesighouer/lynbestuurder, en wat hulle ooreenkoms moet reflekteer ten opsigte van die uitslae/uitsette wat binne n bepaalde prestasiebestuursiklus bereik moet word
2.4.2 Deurlopende monitering van die werknemer se prestasie deur die toesighouer/lynbestuurder en verskaffing van terugvoer daaroor, gegrond op bewyse wat versamel is deur middel van kwartaallikse oorsigte
2.4.3 Ontwikkeling van die werknemer se vermo om dwarsdeur die prestasiesiklus te presteer
2.4.4 Jaarlikse beoordeling aan die einde van die prestasiesiklus (gedurende Maart of April) waartydens n werknemer se prestasie gedurende die siklus beoordeel of gemeet word
2.5 n Jaarlikse beoordelingsrooster moet aan die begin van elke jaar opgestel word en aan die werknemer gekommunikeer word.
3. WAAR IS DIE WKOD MET BETREKKING TOT IMPLEMENTERING?
3.1 Die PPBOS is in die WKOD gemplementeer met ingang van 1 April 2004 en die eerste prestasiesiklus het op 31 Maart 2005 ten einde geloop.
3.2 n Verkorte beoordelingstydperk van ten minste 6 maande was as oorgangsmaatrel gedurende die eerste siklus van toepassing.
3.3 Alle toesighouers/lynbestuurders is versoek om seker te maak dat 2 prestasie-oorsigte en n beoordeling teen die einde van die prestasiesiklus voltooi is.
3.4 Die WKOD is nou in sy tweede prestasiesiklus, viz. 1 April 2005 tot 31 Maart 2006, n implementering. In hierdie siklus was die volle 4 oorsigte en finale prestasie-beoordelings proses van toepassing. Met die oog op n meer praktiese toepassing van die PPBOS, is daar egter besluit om die prestasie-oorsigproses soos volg aan te pas:
(a) Indien die werknemer se prestasie bevredigend is:
  • kan twee (2) van die vier (4) prestasie-oorsigte informele besprekings wees.

  • moet alle samesprekings/verdere optrede waaroor daar saam besluit is skriftelik aangeteken word.

(b) Indien die werknemer se prestasie nie bevredigend is nie:
  • moet vier (4) formele prestasie-oorsigte plaasvind, d.w.s. vier prestasie-oorsiginstrumente moet ingevul word.

  • moet alle samesprekings/verdere optrede waaroor daar saam besluit is skriftelik aangeteken word.

(c) Ongeag of 'n werknemer se prestasie bevredigend of onbevredigend is, moet twee (2) formele prestasie-oorsigte (instrumente) gedurende die laaste ses maande voor die werknemer se jaarlikse formele prestasiebeoordeling gedoen word. Een (1) moet plaasvind gedurende Oktober/November ten opsigte van prestasie oor die eerste ses (6) maande van ' n prestasiesiklus en een (1) gedurende Maart/April ten opsigte van die tweede helfte van die prestasiesiklus
4. RIGLYNE VIR DIE 2005/2006-SIKLUS
4.1 Toesighouers/lynbestuurders moet op hierdie tydstip seker maak dat die volgende ten opsigte van hulle personeel voltooi is:
  • n Individuele Prestasieplan (IPP)

  • n Individuele Ontwikkelingsplan (IOP)

  • n Voorlopige jaarlikse oorsigrooster

  • Die eerste formele prestasie-oorsig, indien n werknemer se prestasie bevredigend is, of

  • Twee formele prestasie-oorsigte, indien n werknemer se prestasie nie bevredigend is nie.

4.2 Toesighouers/Lynbestuurders moet seker maak dat die IPPs en die IOPs van hulle personeel die vereistes en vlak van die pos redelikerwys weerspiel. Hulle kan ook ander toesighouers/lynbestuurders op n ooreenstemmende vlak raadpleeg oor die IPPs en IOPs van personeel in soortgelyke poste. Verwys ook na die generiese posbeskrywings soos uiteengesit in Omsendbrief 0033/2004 van 19 Julie 2004 vir staatsdienspersoneel verbonde aan onderwysinrigtings.
4.3 Dwarsdeur hierdie prosesse moet beide die werknemer en die toesighouer/lynbestuurder gereeld die werknemer se prestasie aan die IPP en IOP meet.
4.4 Die toesighouer/lynbestuurder moet die werknemer konstruktiewe en deurlopende terugvoer gee wat gefokus is op die verbetering van prestasie.
4.5 Die werknemer en die toesighouer/lynbestuurder moet bewyse versamel van die werknemer se prestasie ten opsigte van die uitsette, wat gedurende prestasiebeoordelings voorgel kan word en wat ook gebruik kan word om prestasiegraderings gedurende die beoordelingsfase te staaf.
5. GRADERING VAN DIE WERKNEMER
5.1 Die WKOD betaal as n werkgewer die werknemer n salaris om werk te doen wat op n aanvaarbare/bevredigende standaard is. Daarbenewens ontvang n personeellid wat bevredigend presteer en wat een jaar se ononderbroke diens op n bepaalde kerf verrig het, n salarisvordering.
5.2 Belonings en aansporings word toegestaan vir werk wat kwalitatief en kwantitatief meer is as die werk wat die salaris verdien. Slegs die toppresteerders wat n bydrae lewer tot die verbetering van dienslewering sal met ander woorde kwalifiseer vir belonings en aansporings.
5.3 Die verwagting is dat slegs 20% van die personeel bogemiddelde presteerders is, nl., 15% wat op n verdienstelike vlak (4) presteer en 5% op n uitstekende vlak (5).
5.4 Dit is vir die 2004/2005-siklus bevind dat die meeste personeellede (54%) verkeerdelik gegradeer is as bogemiddeld, wat die uitslae skeefgetrek het en die verdere sifting van die prestasie vir n modereringkomitee gelaat het. Toesighouers/lynbestuurders word derhalwe versoek om regverdig en selektief te wees en om slegs hulle toppresteerder(s) te nomineer.
5.5 Elke direkteur by Hoofkantoor en die OBOSe sal vir die 2005/2006-siklus n toekenning vir prestasiebonusse aan sy/haar personeel ontvang. Hy/sy sal moet seker maak dat vooraf moderering gedoen is en dat slegs 20% van die personeel bogemiddeld gegradeer is en dat die prestasie van personeel dwarsoor alle vlakke erken is.
5.6 Die personeel verbonde aan onderwysinrigtings sal vooraf gemodereer word in gelyksoortige groeperings so na as moontlik aan die werknemer se dienspunt. Personeel sal gegroepeer word om die onmiddellike toesighouer in staat te stel om die werknemer se prestasievlak by n modereringsvergadering voor te l/te verdedig waar die prestasie by skole van kollegas uit n soortgelyke konteks gemodereer sal word, byvoorbeeld staatsdienspersoneel in n kring en die personeel van VOO-kolleges. Meer inligting in verband met hierdie groeperings sal volg nadat gepaste oorlegpleging plaasgevind het.
6. MONITERING VAN DIE IMPLEMENTERING VAN DIE PPBOS IN DIE WKOD
6.1 Die WKOD moet as werkgewer verseker dat die PPBOS in die veld toegepas word en moet aan ander staatsdiensmoniteringsliggame in hierdie verband verantwoording doen.
6.2 Die implementering van die PPBOS op alle vlakke in die WKOD sal dus gemonitor word oor die oorblewende maande van hierdie prestasiesiklus, deur middel van peilings of ewekansige, ter plaatse ondersoeke. Die samewerking van alle rolspelers sal waardeer word.
6.3 Alle lynbestuurders word ook versoek om die aangehegte sertifikaat teen 8 Februarie 2006 te voltooi en om dit in te dien by die PPBOS-moniteringsbeampte, Direktoraat: Personeelbestuur (Staatsdienspersoneel), Kamer 10-19, Wes-Kaap Onderwysdepartement, Privaatsak X9114, Kaapstad, 8000.
7. ALGEMEEN
7.1 Verdere navrae aangaande bogenoemde kan gerig word aan die WKOD se Inbelsentrum by bogenoemde telefoonnommer, of by die volgende amptenare by Hoofkantoor:
Mnr M Apollis  e-posadres: mapollis@pgwc.gov.za
Mnr RT Manasse e-posadres: tmanasa@pgwc.gov.za
7.2 U samewerking en nakoming van tydskedules sal op prys gestel word.
7.3 Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle staatsdienspersoneel onder u toesig.


GETEKEN: G.J. ELLIOTT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:12:02

Bylae A  (grootte: 11 KB)