1. Die Kommunikasieprotokol ten opsigte van Menslikehulpbronbestuur- (MHB-) aangeleenthede, soos uiteengesit in die WKOD se Omsendbrief nommer 87/2002 gedateer 7 Augustus 2002, is steeds van toepassing.
2. Die WKOD, wil graag die beginsel beklemtoon dat die kanaal van kommunikasie op grondvlak moet begin en dat navrae van personeel deur die hoofde van opvoedkundige inrigtings of kantore gekanaliseer behoort te word. Dit gebeur al hoe meer dat beamptes direk by die Kantoor van die Minister, Hoofkantoor, of by die Personeelkantoor navraag doen oor eie sake, sonder dat hulle sulke navrae eers aan die hoofde van hulle inrigtings of aan hulle lynbestuurders voorgelê het.
3. Daar moet onthou word dat hoe hoër in die hiërargie die navrae gerig word, hoe langer word die kommunikasiekanaal. Dit veroorsaak vertragings in die verskaffing van gepaste en tydige antwoorde aan die kliënt.
4. Ongewenste druk word op MHB-strukture by verskillende afdelings van die Hoofkantoor geplaas, wanneer veelvoudige navrae rakend dieselfde aangeleentheid by verskillende afdelings van dieselfde instansie ontvang word. Dit sal waardeer word indien lynbestuurders die toevloei van navrae sal beheer en skriftelike navrae na die relevante en verantwoordelike afdelings soos vervat in bogenoemde omsendbrief sal verwys.
5. Hierdie navrae kan ook via die e-posmeesterstelsel gekanaliseer word ingevolge WKOD-Omsendbrief nommer 165/2003 van 8 Augustus 2003. Hierdie stelsel maak spoedige en gekontroleerde skriftelike kommunikasie binne WKOD moontlik.
6. Alle pos wat per hand afgelewer word, hetsy deur koerier of kliënt, moet gedeponeer word in die houers by die Instapsentrum op die 2de vloer, Grand Central Towers, of by die houers in dieselfde gebou by Parlement- en Pleinstraatingange. Hierdie houers word daagliks leeggemaak en die pos word na Registrasie geneem vir onmiddellike vaslegging, sortering en verspreiding. Onder geen omstandighede moet pos, veral aansoeke om geadverteerde poste, aan beamptes in hulle seksies oorhandig word nie, aangesien dit kan lei tot vertraging en tot dokumentasie wat verlore raak.
7. Die WKOD het ook ‘n inbelsentrum gevestig wat met navrae van MHB-aangeleenthede handel. Die inbelsentrum se telefoonnommer is 0861 923322 en kan van 07:30 tot 17:00, Maandag tot Vrydag gekontak word. Kliënte kan ook ‘n stemboodskap na ure laat, wat binne 24 uur van die amptelike werkweek, naweke uitgesluit, opgevolg sal word. Die inbelsentrum komplementeer die funksies van die WKOD-instapsentrum en webtuiste.
8. Die diensure van die Instapsentrum is vanaf 07:00 tot 17:00, Maandag tot Vrydag. Amptenare wat die Instapsentrum gedurende amptelike werksure besoek, moet ‘n toestemmingsbrief vanaf hul prinsipaal of lynbestuurder voorlê en alle hoofkantoorbesoeke wat in verband staan met MHB-aangeleenthede sal tot die Instapsentrum beperk word.
9. Ons herinner kliënte graag daaraan dat die WKOD se webtuiste ook inligting verskaf oor baie van die navrae wat deur die Inbelsentrum hanteer word. Die adres van die webtuiste is http://wced.wcape.gov.za

Dienste op die webtuiste sluit onder andere in

  • ‘n fasiliteit vir die naspoor van onderwysindiensnemingsprosesse;

  • ‘n databasis van onderwysers wat poste soek;

  • gepubliseerde vakaturelyste;

  • omsendbriewe en minute; en

  • bladsye wat spesifiek aan arbeidsverhoudings en menslikehulpbronontwikkeling aandag gee.
10. Die webtuiste sal voortdurend uitgebrei word en die werksaamhede van die inbel- en instapsentrums by Hoofkantoor in Kaapstad komplementeer.
11. Die Werknemerswelsynsprogram van die WKOD bied ook ‘n 24-uur, tolvrye beradingsdiens 365 dae van die jaar, aan personeel wat vertroulike advies benodig rakende lewensbeheeraangeleenthede soos die volgende: stres, finansies, regskunde, persoonlike verhoudings, middelmisbruik, gesinsake, gesondheidskwessies, werksaangeleenthede en verlies van ‘n geliefde. Die kontaknommer is 0800-2044-81.
12. In belang van ‘n meer doeltreffende en effektiewe diens word u vriendelik versoek om te alle tye die bovermelde riglyne te volg. U samewerking in bogenoemde verband sal waardeer word.
13. Maak asseblief seker dat die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle personeellede gebring word.


GETEKEN: C.J. FOURIE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:11:08