1. PROSES
1.1 Alhoewel die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) in Omsendbrief 0062/2004 gedateer 15 November 2004 aangedui het dat skole gedurende Augustus van elke jaar in kennis gestel sal word van hul Norme-en-standaarde- (N&S-) toekennings vir die periode 1 April tot 31 Maart, om hulle in staat te stel om vroegtydig begrotingsbeplanning vir die volgende skooljaar te doen, was dit weer nie moontlik nie. Die rede daarvoor word toegeskryf aan die hersiening van die beleid rondom die Norme en Standaarde vir Skoolbefondsing (NSSB) met ingang van die 2006-skooljaar deur die Nasionale Onderwysdepartement (DvO)
1.2 Die DvO het nou egter hierdie department ingelig dat vanweŽ tydsbeperkinge, die voorvereistes vir die implementering van die hersiene NSSB met ingang van die 2006 skooljaar nie behaal sal word nie en dat provinsiale onderwysdepartemente die N&S- toekennings aan openbare skole vir 2006 volgens die huidige NSSB moet maak.
1.3 Hierdie vertraging behoort egter nie toekomstige N&S-toekennings te affekteer nie en dit word steeds voorsien dat skole voortaan gedurende Augustus van elke jaar van hul toekennings verwittig sal word om hulle in staat te stel om hul begrotings vir die volgende skooljaar vroegtydig te beplan. Die vertraging met die bekendmaking van die nuutste N&S- toekennings word betreur.
2. TOEKENNING

Besonderhede van die N&S-toekenning vir die finansiŽle jaar wat strek vanaf 1 April 2006 tot 31 Maart 2007 vir u skool is aangeheg. U aandag word op die volgende gevestig:

2.1 Die N&S-toekennings vir die 2006/07-finansiŽle jaar is op die basis van die leerdertal soos in die 2005 Jaarlikse Opname bereken. Weereens word u aandag daarop gevestig dat u N&S-toekenning verminder mag word, sou die werklike leerdergetalle minder wees as dit wat vir die berekening van u N&S-toekenning gebruik is.
2.2 Artikel 21-skole sal hul N&S-toekennings vir die 2006/07 finansiŽle jaar in twee paaiemente ontvang, naamlik 60% in April en 40% in November. Artikel 21-skole moet hul eerste oordragbetaling, wat gedurende April 2006 gemaak sal word, gebruik om leer- en onderrig- ondersteuningsmateriaal (LOOM) aan te koop sodat dit voor die einde van September 2006 bekikbaar kan wees, asook vir ander uitgawes, soos in paragraaf 3.1 hieronder gestipuleer, tot en insluitend 31 Oktober 2006. Die verdere oordragbetaling (40%) wat gedurende November 2006 gemaak sal word, moet gebruik word om uitgawes tot 31 Maart 2007 te dek. .
2.3 Nie-artikel 21-skole moet voor 30 April 2006 hulle N&S-toekenning vir die finansiŽle jaar eindigende 31 Maart 2007 op vorm WKOD 032 indeel in die drie kategorieŽ, naamlik LOOM, munisipale dienste en instandhouding. By ontvangs van die WKOD 032-vorm sal die WKOD die begrotings kontroleer. Skole sal verwittig word as dit nie in orde is nie sodat Ďn gewysigde WKOD 032 ingedien kan word.
2.4 Die fondse wat ingevolge Omsendbrief 0062/2004 aan skole toegeken is, moet ten opsigte van die nie-artikel 21-skole teen 31 Maart 2006 deur die skool bestee word aangesien hulle op daardie datum sal verval. Die fondse van artikel 21-skole wat teruggehou word omdat hulle nie hulle kwartaallikse verslae van uitgawes op vorm WKOD 043 ingedien het nie, sal ook op 31 Maart 2006 verval, tensy die uitstaande vorms ontvang word voor 15 Maart 2006.
3. GEBRUIK VAN DIE TOEKENNING
3.1 Die N&S toekenning is bedoel vir LOOM, munisipale dienste, noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding van skoolgeboue, terreine en toerusting (nie-geskeduleerde instandhouding), en ander lopende uitgawes. Die N&S-toekenning is primÍr bedoel om uitgawes te dek wat op bogenoemde betrekking het. Eie inkomste, soos bedoel in paragraaf 4, moet eers gebruik word om tekorte in bogenoemde verband te dek voordat dit aangewend word om beheerliggaamposte te finansier.
3.1.1 Leer- en onderrigondersteuningsmateriaal (LOOM)
(a) Daar word voorgestel dat skole die beskikbare toekenning soos volg tussen die onderskeie uitgawe kategorieŽ verdeel:
  • 60% aan uitgawes rakende die handboek- en ander boekbestellings vir 2007. Elke leerder moet vir elke leerarea/vak `n handboek hÍ. Sien Bylae A vir die lys van items wat by handboeke en ander boeke ingesluit is.

  • 20% aan uitgawes ten opsigte van munisipale dienste

  • 4% aan instandhouding

  • 16% aan plaaslike aankope

(b) Skole kan, onderhewig aan die volgende voorwaardes, minder geld vir handboeke en ander boeke toeken:
  • Indien elke leerder in die skool `n handboek vir elke leerarea/vak het EN as die beheerliggaam `n formele besluit oor die afwyking geneem het.

  • Indien die beheerliggaam se besluit rakende die begroting wat aan die ouervergadering voorgelÍ is, verduidelik word en die bedrag wat per leerder aan handboeke en ander boeke bestee word, vermeld word. Hierdie besluit moet by die ouervergadering voorgelÍ word, ongeag of dit deur die kringbestuurder ondersteun word of nie.

(c) Alle skole moet die Voorkeurverkrygingsbeleid van die Provinsie nakom in die aanwending van die N&S-toekenning vir aankoop van handboeke en ander boeke. Daar is twee lyste van verskaffers vir hierdie doel. Die eerste lys (voorkeurlys) verteenwoordig daardie verskaffers wat voorkeur moet kry. Hulle is die sogenaamde ďHistorically Disadvantaged Individulas (HDIs) en klein, medium en mikro-ondernemings (KMMOís). Skole moet handboeke en ander boeke ter waarde van ten minste 70% van die N&S-toekenning vanaf die verskaffers op die eerste lys aankoop. Handboeke en ander boeke vir die balans (30% van die toekenning vir hand- en ander boeke) mag vanaf verskaffers op die tweede lys aangekoop word. Die nuutste lys is onder dekking van aparte omsendbriewe aan skole voorsien.
(d) Skole word daaraan herinner dat dit hul verantwoordelikheid is om ernstige pogings aan te wend om Ďn groter afslag met hul verskaffers te beding.
(e) Hoe om LOOM te verkry
  • Skole wat tans nie op die artikel 21-lys is nie, moet die voorgeskrewe prosedures in Bylae A volg.

  • Artikel 21-skole moet self hulle LOOM aankoop en ander uitgawes aangaan.

  • Skole kan met hulle OBOS'e in verbinding tree indien hulle hulp met die keuse van LOOM en onderhandeling vir die beste pryse benodig.

3.1.2 Munisipale Dienste
(a) Die N&S-toekenning aan skole is bedoel, onder andere, vir die betaling van hulle maandelikse munisipalediensterekeninge, bv. elektrisiteit, water, riool en vullisverwydering, maar sluit die betaling van eiendomsbelasting uit. Soos in die verlede, sal die Staat die eiendomsbelasting op eiendom wat in die naam van die RSA geregistreer is, betaal.
(b) Enkele skole het aangedui dat hulle nie hulle eie munisipale dienste wil bestuur nie en hulle rekeninge sal steeds deur die betrokke OBOS betaal word. Die OBOS sal afskrifte van die rekeninge maandeliks aan die skole voorsien vir insae en bevestiging dat die rekeninge korrek is.
(c) Nie-artikel 21-skole moet aan die hand van die uitgawetendense vir hierdie dienste die bedrag wat vir munisipale dienste gereserveer word, bereken en op die WKOD 032-vorm aandui. Hierdie bedrag, en die skole se instandhoudingsgelde, sal tegelykertyd aan daardie skole wat die funksie aanvaar het, oorbetaal word.
(d) Skole moet steeds, onder andere, die besparingsmaatreŽls wat in Bylae B aangedui word, toepas.
(e) ESKOM en die meeste munisipaliteite het aangedui dat hulle meters vir voorafbetaalde elektrisiteit aan skole beskikbaar kan stel. Dit sal skole in staat stel om beter beheer oor hulle verbruik van en besteding aan elektrisiteit uit te oefen. In baie gevalle is die tariewe vir voorafbetaalde elektrisiteit goedkoper as diť vir konvensionele stelsels.
3.1.3 Dag-tot-dag instandhouding
(a) Dag-tot-dag instandhouding sluit in die instandhouding van gronde asook die instandhouding, skoonmaak, opknap, herstel en/of vervanging van spesifieke elemente van skoolgeboue. Sou dag-tot-dag herstelwerk nie vroegtydig aandag geniet nie, sal die toestand van die geboue tot so Ďn mate versleg dat duur noodherstelwerk nodig word.
(b) Skole moet begroot vir dag-tot-dag instandhouding na gelang van die toestand van hulle geboue en terreine. Die N&S-toekenning vir dag-tot-dag intandhouding mag ontoereikend wees. In sodanige gevalle behoort skole die toekenning uit eie fondse aan te vul.
(c) Dag-tot-dag herstelwerk aan koshuise mag nie uit N&S-toekennings befonds word nie. Sodanige herstelwerk moet befonds word uit leerders se losiesbeurse.
3.1.4 Instandhouding van toerusting
(a) Skole moet Ďn verdere bedrag eenkant hou van hulle jaarlikse toekenning vir dag-tot-dag instandhouding van toerusting wat gebruik word in die verfraaiing van die skoolgronde, bv. versiening van grassnyers, sny van gras, verf van banke op die terrein, aankoop van kunsmis en kalk,ens.
(b) Huur moet nie verwar word met instandhouding nie.Skole is verantwoordelik vir die betaling van huurooreenkomste en die herstel/versiening van toerusting soos fotokopieerders, rekenaars, ens.Herstel van hierdie items vorm nie deel van dag-tot-dag herstelwerk aan skoolgeboue en skoolgronde nie.
3.2 Nie-artikel 21-skole moet toekennings vir die instandhouding van geboue, terreine en toerusting as `n enkelbedrag op die WKOD 032-vorm aandui.
3.3 Die WKOD aanvaar nie aanspreeklikheid vir die betaling van uitgawes waar skole meer bestee as die bedrag wat aan hulle toegeken is nie. Skole sal self hierdie uitgawes moet dek. Indien, om welke rede ookal, nie-artikel 21-skole hulle N&S-toekennings oorskry, sal die WKOD enige oorbesteding van die daaropvolgende finansiŽle jaar se N&S-toekenning van die skool verhaal. As `n nie-artikel 21-skool nie sy volle N&S-toekenning benut nie, sal die oorblywende bedrag verval. Sien paragraaf 2.4 hierbo.
4. EIE INKOMSTE

Die Staat kan nie skole op toereikende wyse uit staatsfondse finansier nie. Ingevolge artikel 36(1) van die Suid-Afrikaanse Skolewet (SASW), 1996 (Wet 84/1996), soos gewysig, moet beheerliggame redelike stappe doen om die Staatstoekenning aan te vul.

5. VERSLAGDOENING
5.1 Alle skole moet Ďn WKOD 043-vorm (kwartaalverslag) indien by die betrokke OBOS binne 30 dae na die einde van elke kwartaal (uitgawe tot 31 Maart, 30 Junie, 30 September en 31 Desember). Fondse sal alleenlik aan skole betaal word indien bevredigende WKOD- verslae aangaande die finansiŽle aktiwiteite van vorige kwartale ontvang is. Die elektroniese formaat van die WKOD 043 is verkrygbaar vanaf die bepaalde OBOSíe.
5.1 Ingevolge artikel 43(5) van die SASW moet skole Ďn geouditeerde stel finansiŽle state vir die vorige finansiŽle jaar teen 30 Junie van elke jaar voorlÍ (vir aandag van die bepaalde ).

6. GROOT NOODHERSTELWERK

Ingevolge paragraaf 114 van die N&S-regulasies vir groot noodherstelwerk aan geboue, aanvaar die WKOD verantwoordelikheid vir sodanige herstelwerk, maar word beperk tot die fondse wat vir hierdie doel beskikbaar is. Die volgende herstelwerk sal ooreenkomstig die prosedures in Omsendbrief 175/2000 oorweeg word:

KATEGORIE A

Ernstige skade as gevolg van natuurrampe, strukturele probleme en brande. Die WKOD sal slegs verantwoordelikheid vir sulke noodinstandhouding aanvaar as die koste meer as R5 000 is en op voorwaarde dat voldoende fondse beskikbaar is. Die WKOD sal, volgens eie diskresie, dit oorweeg om 'n oordragbetaling te maak vir materiaal in betreklik minder ernstige gevalle.
KATEGORIE B

Die WKOD sal verantwoordelikheid aanvaar vir slegs die volgende kategorieŽ NOODHERSTELWERK indien die personeel en leerders se gesondheid of veiligheid bedreig word en voldoende fondse beskikbaar is:
  • Vervanging/herstel van ondergrondse water- en rioolpype

  • Herstel van ondergrondse elektriese kabels

  • Herstel van elektriese warmwatereenhede (slegs koshuise)

  • Herstel van groot koshuistoerusting

  • Herstel van drinkwatertoevoerbron

(Bystand kan die vorm aanneem van die voorsiening van fondse slegs vir die aankoop van materiaal.) Skole moet 3 kwotasies indien. Herstelwerk mag slegs 'n aanvang neem nadat goedkeuring daarvoor van Hoofkantoor verkry is.

7. VERDERE VOORWAARDES
7.1 Die beheerliggaam moet behoorlike beheer oor besteding uitoefen soos uiteengesit in die Handleiding vir die Basiese FinansiŽle Stelsel vir Skole. Indien die lede van die beheerliggaam nie oor die nodige kundigheid beskik om hierdie funksie te verrig nie, moet hulle iemand koŲpteer wat hulle sal kan help.
7.2 Alle skoolfondse afkomstig van die Staatstoekenning sowel as eie inkomste, moet aangewend word vir doeleindes wat direk met onderwys verband hou, en veral vir die aankoop van handboeke, ander boeke en verdere LOOM. Ingevolge WKOD-beleid mag handboeke en leesboeke nie gefotokopieer word nie aangesien dit neerkom op skending van die Wet op Kopiereg, 1978 (Wet 98/1978). Uitgawes aan funksies, vermaaklikheid, uitstappies of reise moet vermy word.
7.3 Die WKOD het die reg om skoolfondsrekords te ondersoek en op te tree teen enige lid van die personeel of beheerliggaam indien hy of sy betrokke is by die wanadministrasie van skoolfondse. Skole moet alle bewyse van inkomstes en uitgawes vir hierdie doel bewaar.
8. AANSOEK OM ARTIKEL 21-STATUS

Aansoeke om te verander van nie-artikel 21-status na artikel 21-status moet teen 31 Januarie 2006 op die aangehegte aansoekvorm ingedien word. Suksesvolle skole sal eers vanaf die aanvang van die daaropvolgende finansiŽle jaar artikel 21-status ontvang, d.w.s. vanaf 1 April 2006.


9. APP»LLE

Indien 'n skool vermoed dat daar ín berekeningsfout in sy N&S-toekenning is, of indien daar ín unieke situasie by die skool bestaan, kan hy appŤl teen die toekenning aanteken by die Direkteur: Begrotingsbestuur (Privaatsak X9114, Kaapstad. 8000). AppŤlle moet kort en saaklik wees en moet die departement teen nie later nie as 15 November 2005 bereik.


10. KONTAKNOMMERS VIR NAVRAE
OnderwerpNaamTelefoonnr.
WKOD 043- kwartaalverslae en geouditeerde finansiŽle jaarstateOBOS: Adjunkdirekteur: AdministrasieToepaslike OBOS
AppŤlleMe V Barkhuizen021 467 2177
Indeling van jaarlikse toekenning WKOD 032Mnr C Prins 021 467 2801
Aankoop van handboeke en ander boeke (WKOD 034)en plaaslike aankope(WKOD 026). Alle nie-artikel 21-skole Mnr B Stoffels021 900 7062
Oordragbetalings aan skole (N&S- toekennings)Mnr I Morkel021 467 2768
Noodherstelwerk Mnr G Martin
Mnr P Beukes
021 467 2137
021 467 2134


GETEKEN: B.K. SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:01:00

Bylae A  (grootte: 29 KB)
Bylae B  (grootte: 10 KB)
Bylae C  (grootte: 84 KB)
Aansoek om Artikel 21 Status  (grootte: 8 KB)
Vorm WCED - WKOD 026  (grootte: 10 KB)
Vorm WCED - WKOD 032  (grootte: 11 KB)
Vorm WCED - WKOD 034  (grootte: 8 KB)
Vorm WCED - WKOD 043  (grootte: 33 KB)