| 1. |
Ten einde te verseker dat faksdienste by Hoofkantoor (Grand Central Towers en Goue Akker-gebou) en OBOS'e glad verloop, is faksmasjiene aan die onderskeie komponente toegewys.
|
| 2. |
Ten spyte daarvan word probleme soos die volgende steeds by Hoofkantoor ondervind:
Faksnommers is beset.
Fakse kom nie by hulle bestemmings uit nie.
Navrae wat per faks gerig word, word nie beantwoord nie.
Faksfasiliteite word nie gebruik waarvoor hulle bedoel is nie, naamlik die ontvangs en versending van dringende amptelike korrespondensie.
Fakse is te lank. Dit is tydrowend en bring ook mee dat die telefoonlyn waaraan die masjien gekoppel is vir lang tydperke beset bly. Dit veroorsaak opeenhopings, vertragings en onnodige navrae.
Die inligting kan versend word per gewone of voorkeurpos, wat meer doeltreffend is.
Die meeste inligting kan per e-pos versend word.
Faksfasiliteite word vir privaatdoeleindes aangewend.
Minder dringende inligting wat deur die bodediens behartig kan word, word tussen kantore te Hoofkantoor gefaks.
Daar word nie rekord gehou van inkomende/uitgaande fakse nie.
|
| 3. |
Ten einde die doelmatige en ekonomiese aanwending van faksdienste te verseker en dienslewering te verbeter, is die volgende maatreëls onmiddellik van krag:
|
| 3.1 |
|
Slegs fakse tot ‘n maksimum van 5 bladsye mag voortaan versend word. Indien 'n boodskap hierdie perk oorskry, moet dit goedgekeur word deur ‘n assistentdirekteur of 'n beampte met 'n gelykwaardige of hoër rang.
|
| 3.2 |
|
Beamptes moet hulle werksaamhede so beplan dat fakse slegs as ‘n noodmaatreël gebruik word.
|
| 3.3 |
|
Indien oorspronklike dokumente verlang word, waar wetgewing of beleid dit vereis, moet dit so aan die kliënt deur die betrokke direktoraat gekommunikeer word.
|
| 3.4 |
|
Die algemene registrasie op die 6de verdieping van Grand Central Towers is verantwoordelik vir algemene faksfasiliteite by Hoofkantoor en moet, om onnodige vertraging ten opsigte van die aflewering van fakse te vermy, op die hoogte gehou word van verskuiwings en roterings. In die geval van OBOS'e moet sodanige inligting voorsien word aan die hoofregistrasieklerk wat vir algemene faksfasiliteite verantwoordelik is (besonderhede hieronder).
|
| 3.6 |
|
Ontvangers van faksboodskappe moet hulle name in drukskrif onder hul handtekeninge in ‘n register skryf.
|
| 3.7 |
|
In plaas van fakse moet die bestaande bodediens gebruik word vir die versending van dringende korrespondensie tussen die onderskeie direktorate by Hoofkantoor. Daar kan ook vir hierdie doel van die departementele sneldiens gebruik gemaak word.
|
| 3.8 |
|
Die finansiële implikasies van faksboodskappe moet in ag geneem word voordat goedkeuring vir die versending daarvan verleen word. (Die eenheidskoste van faksboodskappe word op dieselfde grondslag as dié van telefoonoproepe bereken.)
|
| 3.9 |
|
Die aangehegte pro forma register moet vir rekord-, kontrole- en navraagdoeleindes ingevul word deur die afdeling verantwoordelik vir die versending/ontvangs van fakse. Hierdie register moet te alle tye beskikbaar wees vir inspeksie deur die oudit- en rekordbestuurkomponente.
|
| 3.10 |
|
Alle fakse wat ontvang of versend word, moet deur die betrokke direktoraat op die WKOD se Gevallebestuurstelsel (GBS) aangeteken word.
|
| 4. |
Hierdie omsendbrief vervang Logistiekediensteminuut 0023/2004 van 2 November 2004.
|
| 5. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle belanghebbendes.
|
| 6. |
Enige navrae in hierdie verband kan gerig word aan me M Fick 021 467 2758 of me F Manie 021 467 2756.
|
GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:08:16
|