1. Ten einde amptelike selfoongebruik binne die WKOD meer effektief te administreer en bestuur, is die selfoonbeleid soos bekendgemaak in Omsendbrief 0090/01 van 21 Augustus 2001 hersien.
2. Verskeie probleme is in die verlede ondervind wat, onder andere, die volgende insluit:
2.1 Gebruikers van amptelike selfone moet maandelikse rekeninge vir ouditdoeleindes sertifiseer en aan die Departement terugbesorg. Somtyds word hierdie rekeninge glad nie terugbesorg nie, alhoewel dit alreeds betaal is. Indien die rekeninge nie betyds betaal word nie, word alle dienste op die WKOD se rekening deur die diensverskaffer opgeskort.
2.2 Gebruikers versuim om hulle privaatoproepe binne die aangewese tydperk te betaal en dit vertraag die finalisering van rekeninge en veroorsaak onnodige administrasie.
2.3 Amptenare oorskry dikwels die perk op amptelike selfoonoproepe wat selfoonuitgawes laat toeneem.
3. ‘n Meer koste-effektiewe stelsel is dus oorweeg wat ook minder administratiewe rompslomp tot gevolg sal hę.
4. Na die oorweging van verskeie moontlikhede is besluit dat amptenare voortaan verplig sal wees om óf Vodacom se “Talk 240”- óf MTN se “Procall 220”-pakket te gebruik. Afslag van onderskeidelik, 10% (Vodacom) en 20% (MTN) is op die pakkette beding. Indien hoofde van kantore van mening is dat goedkoper afslagpakkette meer doelmatig sal wees vir sommige amptenare, kan hulle byvoorbeeld goedkeur dat Vodacom se “Talk 120” of MTN se “Procall 120” gebruik word. In gevalle waar die limiet nie aan die vereistes van die amptenaar se werksomstandighede voldoen nie, kan die betrokke Adjunk-Direkteur-Generaal, by ontvangs van ‘n gemotiveerde aansoek, goedkeuring verleen vir ‘n opgegradeerde afslagpakket, byvoorbeeld “Talk 500S” (Vodacom) of “Procall 300” (MTN) (sien Bylae A).
5. Die toekenningskriteria soos uiteengesit in Omsendbrief 0090/01 van 21 Augustus 2001 bly van toepassing. Die toegewing van R30.00 vir privaatoproepe sal egter verval aangesien die voorgestelde pakkette voorsiening maak vir gratis minute wat ook deur amptenare benut mag word om ‘n paar privaatoproepe te maak, mits die oproepe nie ‘n nadelige effek op hul amptelike pligte het nie.
6. Die volgende prosedure moet gevolg word om die diens te verkry:
6.1 Aansoeke om nuwe selfoonkontrakte

Nuwe aansoeke om die gebruik van ‘n selfoon vir amptelike pligte moet deur die betrokke Adjunk-Direkteur-Generaal goedgekeur word, en ‘n afskrif daarvan moet aan die Direktoraat: Logistieke Dienste voorsien word vir rekorddoeleindes. By goedkeuring van ‘n amptenaar se aansoek, sal hy/sy verplig wees om ‘n kontrak met een van die twee aanbevole diensverskaffers in sy/haar eie naam te sluit. Ten einde vir die afslag/korting te kwalifiseer, sal die betrokke amptenaar van ‘n brief, uitgereik deur Hoofkantoor, voorsien word. Hierdie brief word dan na een van die twee diensverskaffers geneem en ‘n kontrak word gesluit in die amptenaar se naam. ‘n Afskrif van die kontrak moet aan die Direktoraat: Logistieke Dienste voorsien word.
6.2 Oordra van bestaande kontrakte op die name van die amptenare

Kontrakte wat namens amptenare deur die WKOD aangegaan is, sal op die betrokke amptenaar se naam oorgedra word. Die diensverskaffers, Vodacom en MTN, het aangedui dat geen oorplasingsfooie hierop gehef sal word nie. Die oorblywende termyn van die kontrak sal nie geaffekteer word nie. Soos in die geval van ‘n nuwe aansoek, sal die amptenaar verplig wees om ‘n kontrak met die diensverskaffer te onderteken. ‘n Afskrif van die getekende kontrak moet aan die Direktoraat: Logistieke Dienste voorsien word.
6.3 Eise vir amptelike selfoonoproepe meer as die toegelate aantal gratis minute in die pakket

Die Vodacom “Talk 240”- en MTN “Procall 220”-pakkette bied onderskeidelik 240 en 220 minute gratis lugtyd wat enige tyd gebruik mag word. ‘n Amptenaar kan slegs eis vir amptelike oproepe as die getal minute wat benut is die limiet vir die onderskeie pakkette oorskry. Geen eis vir oproepe wat gemaak is nadat die limiet oorskry is, sal oorweeg word indien privaatoproepe veroorsaak het dat die limiet oorskry is nie. Eise vir oproepe wat gemaak is nadat die limiet oorskry is, sal slegs oorweeg word indien die toesighoudende senior bestuurder sertifiseer dat die oorskryding nie toegeskryf kan word aan privaatoproepe nie.
6.4 Verval van kontrak

Wanneer die selfoonkontrak verval, word die selfoon die eiendom van die amptenaar. Indien die amptenaar se werksomstandighede, funksies en pligte nie verander het wanneer die kontrak verval nie, mag amptenare hulle kontrakte hernu. Kontrakte wat na die datum van hierdie omsendbrief hernu moet word, asook nuwe kontrakte, moet hernu/gesluit word ingevolge die riglyne soos vervat in hierdie omsendbrief. Die WKOD verkies dat alle selfoonkontrakte met MTN gesluit word. Dit sal die WKOD in staat stel om ‘n groter afslag te beding indien een verskaffer gebruik word.
6.5 Amptenare wat die diens verlaat

‘n Amptenaar wat die diens verlaat, sal vanaf die datum van diensverlating persoonlik verantwoordelik wees vir die volle rekening vir die oorblywende termyn van die kontrak.

6.6 Verlies of skade

Die amptenaar aanvaar volle eienaarskap van die selfoon en hy of sy dra dus die risiko vir verlies van en skade aan die selfoon en toebehore.

7. Enige verdere navrae oor die hersiene selfoonbeleid kan gerig word aan 
Mnr M De Lange   tel. (021) 467 2797
Mnr D H Rossouw  tel. (021) 467 2793
8. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle betrokkenes.


GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:07:29

Bylae A  (grootte: 12 KB)