1. Artikel 38(1)(a) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (PFMA) plaas die verantwoordelikheid vir finansiële en risikobestuur sowel as die effektiewe en doelmatige gebruik van bates op die Rekenpligtige Beampte. Tesourieregulasie 10.1 (uitgevaardig kragtens artikel 76 van genoemde Wet) vereis dat die Rekenpligtige Beampte verseker dat daar prosesse en prosedures ingestel is vir die effektiewe, doelmatige, ekonomiese en wettige gebruik van die Department se bates.
2. Ingevolge die bepalings van artikel 38 van die PFMA, het die WKOD reeds ‘n stelsel vir die verkryging en bestuur van bates ingestel en daar word daarna verwys as die Rekenpligtige Beampte se Stelsel. Die WKOD het onlangs Omsendbrief 028/2005, gedateer 23 Mei 2005 en getiteld Batebestuur by Hoofkantoor en OBOS'e, uitgereik en dit is die beleidsdokument vir die instandhouding van die WKOD Bateregister.
3. Die volgende maatreëls aangaande die verkryging en installasie van rekenaar- en toepaslike toerusting sal dus geld.
3.1 BEGROTING VIR WKOD-REKENAARAANKOPE
3.1.1 Die begroting vir rekenaartoerustingaankope vir WKOD se Hoofkantoor en OBOS’e is tans die verantwoordelikheid van die Direkteur: Inligtings- en Tegnologiese Dienste, wat as begrotingsverantwoordelikheidsbestuurder die rekenaartoerustingbehoeftes vir voorlegging aan die Departementele IT-komitee vir ‘n aanbeveling konsolideer. Hierdie reëling leen hom nie tot die instandhouding van die Bateregister nie aangesien alle rekenaartoerusting vir Hoofkantoor en OBOS'e aangekoop word via die Logistieke Inligtingstelsel (LOGIS), wat ‘n batebestuursfunksionaliteit het.
3.1.2 Inventarisse bestaan tans op LOGIS vir elke verantwoordelikheidsbestuurder, wat beteken dat enige aankope van toerusting deur ‘n verantwoordelikheidsbestuurder vanaf bestelling tot aflewering outomaties op die individuele inventaris aangeteken word. In die geval van rekenaartoerusting word dit tot die inventaris van die Direkteur: Inligtings- en Tegnologiese Dienste bygevoeg, wat nie die ware plasing van die toerusting aandui nie. Hierdie reëling sal derhalwe verander.
3.2 VERANTWOORDELIKHEID VIR DIE OPSTEL VAN ‘N 3-JAARVERVANGINGSPLAN

Die Bestuurder (Onderwys) van die Bestuursinligtingstelsels (BIS) van die Sentrum vir e-Innovasie (SEI) sal verantwoordelik wees vir die opstel van die vervangingsbeleid oor ‘n 3-jaarbegrotingsiklus in ooreenstemming met die 3-jaarverkrygingsplanne wat van elke verantwoordelikheidsbestuurder vereis word. Die vervangingsbeleid sal aandui watter tipe toerusting in ‘n bepaalde jaar vervang sal word, bv. dat Pentium III-rekenaars wat gedurende 2003 verkry is in 2006/2007 vervang sal word.
3.3 INDIENING VAN REKWISISIES

Dit sal van die BIS-bestuurder (Onderwys) vereis word om, in oorlegpleging met die onderskeie direktorate

(a) ‘n rekwisisieplan op te stel wat presies aandui watter rekenaartoerusting waar vervang sal word en watter nuwe toerusting aangekoop sal word. Die unieke itemnommers van die items wat vervang sal word, moet in die verkrygingsplan vir elke direktoraat aangedui word.
(b) rekwisisievorms ten opsigte van die rekenaartoerustingbehoeftes by die Direktoraat: Logistieke Dienste in te dien.
(c) aan te dui of dit ‘n rekwisisie is vir addisionele toerusting en of toerusting vervang word. In die geval van laasgenoemde, moet elke item wat vervang gaan word volledig geïdentifiseer word (met verstrekking van die plek, reeksnommer en die strepieskodenommer op die gerekenariseerde inventarisstelsel).
3.4 LEWERING VAN REKENAARTOERUSTING

Rekenaartoerusting sal nie, soos in die verlede, by ‘n sentrale stoor by die SEI afgelewer en dan aan die komponente uitgereik word nie. Aflewering sal voortaan direk aan die betrokke direkteur wees wat verantwoordelik sal wees vir veilige berging totdat dit deur personeel van die SEI geïnstalleer kan word en terselfdertyd aan gebruikers in die direktoraat uitgereik kan word. By aflewering sal die direkteur die getal items wat ontvang is asook die gehalte daarvan sertifiseer. Verskaffers dui die reeksnommers op fakture aan en sodanige reeksnommers moet op LOGIS vasgelê word. Die konfigurasies van die sentrale prosesseringseenheid sal tydens installasie deur die SEI-personeel nagegaan word. Enige omruiling van toerusting wat beskadig aangekom het, sal ingevolge die waarborg hanteer word.
3.5 INSTALLASIEPROSEDURES

Wanneer die toerusting afgelewer is, moet die direkteur met die SEI reël vir installasie. Die installasieversoek moet ooreenstem met die plekke soos op die rekwisisie aangedui. As daar enige afwykings is, moet die verskuiwingsvorms wat by Omsendbrief 0028/2005 aangeheg is, voltooi word. ‘n Afskrif van die installasieversoek sal deur die SEI-personeel, wat sal verseker dat die ontvanger deur middel van ‘n handtekening ontvangs van die nuwe/vervangende toerusting erken, aan die WKOD se Batebestuurder (mnr D Scholtz) gestuur word. Die Batebestuurder sal dan ‘n VA7-uitreikings-en-ontvangsbewys uitmaak waarop die gebruiker ontvangs van die toerusting moet sertifiseer.
3.6 BESKIKKING
3.6.1 ‘n Beskikkingsplan vir items wat vervang moet word, sal deur die SEI saam met die rekwisisie vir die aanskaffing van die rekenaartoerusting soos in paragraaf 3.3 aangedui, ingedien word. Die beskikkingsplan moet in oorleg met die betrokke direkteur opgestel en ingevolge die Rekenpligtige Beampte se Stelsel goedgekeur word.
3.6.2 Die beskikkingsproses sal geskied wanneer nuwe toerusting bestel word sodat die administratiewe prosesse voltooi is teen die tyd wat die nuwe toerusting arriveer en geïnstalleer word en die beskikking onmiddellik kan begin. Vir hierdie doel sal die SEI in oorleg met die direkteur ‘n aparte rekwisisie moet indien wat die toerusting as uitgediend verklaar. Die Batebestuurder sal ‘n beskikkingsraad aanstel, wat uit personeel van die Verkrygingslyneenheid en die SEI bestaan, wat hul voorgeskrewe funksies sal uitvoer op die plek waar die items in gebruik is onderwyl die vervangende toerusting afgewag word.
3.6.3 Die samewerking van verantwoordelikheidsbestuurders sal verseker dat die Bateregister die de facto-situasie rondom hul inventarisse reflekteer.
4. Die WKOD is genoodsaak om die Tesourie-instruksies na te kom aangaande inventarisse, wat vereis dat ‘n Bateregister op ‘n deurlopende basis op datum gehou moet word. Samewerking van alle verantwoordelikheidsbestuurders in hierdie verband sal derhalwe waardeer word. Daar word van senior bestuurspersoneel verwag om aan te dui dat een van hul kern meetbare doelwitte rekordhouding van die beweging van alle toerusting is en om op ‘n gereelde basis aan die Direktoraat: Logistieke Dienste ooreenkomstig die voorgaande riglyne daaroor te rapporteer .
5. Geliewe die inhoud van hierdie omsendbrief onder alle personeel se aandag te bring.


GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:08:17