1. U word weereens versoek om ernstige oorweging te skenk aan die versoek om beamptes vir bogenoemde spesiale toekenning te benoem. (Verwys na Omsendbrief 0010/2004 van 19 Februarie 2004.)
2. Aangesien daar vir die hele Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) slegs een toekenning per maand gemaak kan word, is dit duidelik dat dit aan n individu of n groep werknemers gemaak kan word slegs vir werklik uitstaande prestasie. Die verlede het egter bewys dat dit elke maand moontlik is om ten minste een persoon of groep vir die toekenning te oorweeg.
3. In die lig van die bogenoemde, moet 'n benoeming van een, of n kombinasie, van die volgende getuig:
  • Verbetering in, onder meer, metodes, prosedures, toerusting, gereedskap en/of werksomstandighede

  • Verbetering van die gehalte van produkte en/of diens

  • Uitstekende prestasie soos n mooi tuin en/of 'n netjiese skoolterrein

  • Vermindering in koste en/of die uitskakeling van verkwisting, byvoorbeeld in die gebruik van skryfbehoeftes, voorrade en materiaal

  • Verbeterde veiligheids- en sekerheidsvoorsorgmaatrels en/of -optrede

  • n Spesiale of ingewikkelde en veeleisende taak wat, benewens die normale pligte van die betrokke persoon/persone, met buitengewone inspanning aangepak en suksesvol afgehandel is

  • Enige ander verbetering, besparing of buitengewone werkprestasie of diens

Voorbeelde van beste praktyk, is as Bylae IX aangeheg.

4. Assesseringskriteria en belading
4.1 Gevalle moet voortaan aan die hand van die volgende kriteria geassesseer word (gewig tussen hakies):
  • Verdienstelikheid (10 punte)

  • Praktiese waarde (10 punte)

  • Bewese voordele (10 punte)

  • Inspanning en opoffering (10 punte)

4.2 Die finale punt word toegeken uit n totaal van 40 en n beampte of groep moet ten minste 80% behaal (dit wil s 32 uit 40). Puntestate (Bylae V vir individue en Bylae VI vir groepe) is aangeheg.
5. Soos gemeld in paragraaf 2, kan n toekenning ook aan n groep werknemers gemaak word.
5.1 Die kwalifiserende vereistes en die kriteria waarvolgens n groep geassesseer sal word, verskil nie in wese van di wat gebruik word om n individu te assesseer nie. n Benoeming vir n groep word gemaak op n voorgeskrewe vorm (Bylae III) en die vereistes is dieselfde as di vir n individu.
5.2 Groepbenoemings moet vergesel wees van 'n volledige uiteensetting van verantwoordelikhede (per individu) wat gedurende die proses van toepassing was. Vir hierdie doel moet Bylae IV, wat onder andere die volgende inligting moet bevat, gebruik word:
  • n Samevatting van wat die taak of projek behels het

  • 'n Uiteensetting van die onderskeie verantwoordelikhede van die beamptes betrokke by die projek

  • 'n Assessering of puntetoekenning ten opsigte van elke beampte se bydrae tot die eindresultaat

6. Die volgende is van toepassing op die beloning van individue of die lede van 'n groep:
  • 'n Toekenning sal wees in die vorm van n kontantbedrag wat deur die Superintendent-Generaal bepaal word.

  • Die basis waarop die kontantbedrag onder die groeplede verdeel moet word, moet in die motivering voorsien word.

  • 'n Toekenning mag nie die waarde van 'n individu se basiese maandelikse pensioendraende salaris oorskry nie.

  • 'n Toekenning word vergesel van n sertifikaat onderteken deur die Superintendent-Generaal.

7. Ten einde toekennings op regverdige wyse onder departementele werknemers te versprei, is die beleid steeds dat benoemings slegs uit n bepaalde area in n bepaalde maand oorweeg sal word. Vanaf Januarie 2005 sal benoemings uit die onderskeie Onderwysbestuurs - en - ontwikkelingsentrums (OBOSe), hulle distrikte en Hoofkantoor soos volg afgewag word:
Januarie 2005        WESKUS/WYNLAND 
Februarie 2005       METROPOOL-SUID 
Maart 2005           BRERIVIER/OVERBERG	
April 2005           METROPOOL-SENTRAAL
Mei 2005             METROPOOL-NOORD
Junie 2005           HOOFKANTOOR
Julie 2005           SUID-KAAP/KAROO
Augustus 2005        METROPOOL-OOS
September 2005       WESKUS/WYNLAND
Oktober 2005         METROPOOL-SUID
November 2005        BRERIVIER/OVERBERG
Desember 2005        METROPOOL-SENTRAAL
8. Aangesien dit uiters noodsaaklik is dat benoemings betyds ingedien moet word, word u weereens versoek om toe te sien dat n benoeming vir n spesifieke maand hierdie kantoor teen nie later nie as die 15de van die voorafgaande maand bereik. Die benoeming vir Maart moet byvoorbeeld voor 15 Februarie reeds in hierdie kantoor ontvang word. Die 10de van die maand wat die toekenning voorafgaan, moet dus as sperdatum beskou word.
9. Let asseblief daarop dat alIe staatsdienspersoneel wat aan n OBOS, 'n inrigting binne n OBOS se bedieningsgebied of Hoofkantoor verbonde is, binne n bepaalde maand soos hierbo aangedui, oorweeg moet word.
10. Verslae oor persone of groepe persone wat waardig bevind is om benoem te word, moet verwys word na hulle onderskeie OBOSe waar die benoemings deur n komitee onder leiding van die direkteur en/of die administratiewe hoof gesif sal word. Nadat die voorafsifting gedoen is, moet die gekeurde verslae afkomstig van inrigtings en OBOS-personeel, vergesel van n aanbeveling ten opsigte van die persoon of die groep wat dit behoort te kry, by die Personeelkantoor te Hoofkantoor ingedien word vir finale oorweging.
11. Met die oog op moontlike navrae moet 'n rekord gehou word van die besprekings tydens die voorafsiftingsproses op OBOS- of Hoofkantoorvlak.
12. Die volgende dokumente rakende die proses en/of wat gebruik moet word, is aangeheg:
  • Bylae I: Formaat ten opsigte van die benoeming van n individu

  • Bylae II: Formaat ten opsigte van die pligstaat van n individu

  • Bylae III: Formaat ten opsigte van die benoeming van n groep

  • Bylae IV: Formaat ten opsigte van n groepsbenoeming (volledige beskrywing van die verantwoordelikhede per individu)

  • Bylae V: Formaat ten opsigte van n puntestaat vir n individu

  • Bylae VI: Formaat ten opsigte van n puntestaat vir n groep

  • Bylae VII: Artikel 37(2)(c) van die Staatsdienswet, 1994 (soos gewysig)

  • Bylae VIII: Besonderhede van personeel wat verlede jaar toekennings ontvang het

  • Bylae IX: Voorbeelde van beste praktyk.

13. Dit kan nie oorbeklemtoon word nie dat 'n prestasie werklik uitstaande moet wees voordat n persoon of n groep vir hierdie toekenning oorweeg sal kan word.
14. Aangesien die toekenning van toepassing is op alle staatsdienspersoneel op alle posvlakke onder senior bestuursvlak (salarisvlak 13), word u versoek om alle werknemers by u inrigting of in u komponent te verwittig van die inhoud van hierdie omsendbrief.
15. U samewerking sal op prys gestel word.


GETEKEN: J.H. HURTER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:01:04

Bylae I: Formaat ten opsigte van die benoeming van n individu  (grootte: 5 KB)
Bylae II: Formaat ten opsigte van die pligstaat van n individu  (grootte: 8 KB)
Bylae III: Formaat ten opsigte van die benoeming van n groep  (grootte: 5 KB)
Bylae IV: Formaat ten opsigte van n groepsbenoeming (volledige beskrywing van die verantwoordelikhede per individu)  (grootte: 4 KB)
Bylae V: Formaat ten opsigte van n puntestaat vir n individu  (grootte: 5 KB)
Bylae VI: Formaat ten opsigte van n puntestaat vir n groep  (grootte: 5 KB)
Bylae VII: Artikel 37(2)(c) van die Staatsdienswet, 1994 (soos gewysig)  (grootte: 6 KB)
Bylae VIII: Besonderhede van personeel wat verlede jaar toekennings ontvang het  (grootte: 5 KB)
Bylae IX: Voorbeelde van beste praktyk.  (grootte: 27 KB)