| 1. |
Ingevolge artikel 38(1)(d) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1/1999) en paragraaf 10.1 van die Nasionale Tesourieregulasies, is dit die verantwoordelikheid van die rekenpligtige beampte van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) om te verseker dat ‘n toepaslike verkryging- en voorsieningstelsel in werking is wat regverdig, deursigtig, mededingend en koste-effektief is. Daarbenewens moet daar ingevolge Tesouriemagtiging ook ‘n deeglike rekord gehou word van alle A-klas verrekenbare items (bv. tafels, stoele, rekenaars, fotokopieerders, faksmasjiene en ander arbeidsbesparende apparate) wat in die besit van die WKOD is.
|
| 2. |
‘n Aparte elektroniese inventaris van alle rekenaartoerusting by Hoofkantoor en elke OBOS is deur die private diensverskaffer, Combined Systems, opgestel. Elkeen van die rekenaaritems (met die uitsondering van toetsborde en muise wat as verbruikbaar beskou en soos benodig vervang kan word) is gemerk met ‘n strepieskodeplakker wat ook die kantoor aandui waar die item gevind kan word. Die voormelde inventarisse word op die BAUD-rekenaarprogram gestoor. Enige veranderinge by wyse van verskuiwings, vervangings, oorhandigings, afskrywings, ens. van IT-items moet op die inventaris aangeteken word. Verantwoordelikheidsbestuurders (d.w.s. direkteure by OBOS’e en Hoofkantoor) word derhalwe versoek om toe te sien dat enige veranderings op hulle IT-inventarisse maandeliks voor die 7de dag van die nuwe maand aangemeld word by die Afdeling: Batebestuur (Vir aandag: mnr DT Scholtz) te Hoofkantoor.
|
| 3. |
Die Direktoraat: Logistieke Dienste het ook nou elektroniese inventarisse van ameublement en toerusting per kantoor op Logis geskep vir die OBOS’e en inrigtings verbonde aan OBOS’e en het inventarisse vir die verantwoordelikheidsbestuurders te Hoofkantoor aangepas.
|
| 4. |
Die volgende prosedure moet gevolg word om te verseker dat die inventarisse op Logis deurlopend bygewerk word:
|
| 4.1 |
|
Verantwoordelikheidsbestuurders word versoek om ‘n persoon/persone aan te stel (aanstellingsbrief aangeheg) wat vir die batebestuursfunksie van die betrokke direktoraat/subdirektoraat/kantoor verantwoordelik sal wees. Sodanige persoon/persone moet skriftelik aangestel word en sy/haar/hulle pligte moet ook skriftelik gegee word (‘n pligstaat vir die batebeheerbeampte word vir u gebruik aangeheg). Die name van die persone wat aangestel word, moet asseblief voor 3 Junie 2005 aan mnr DT Scholtz by die volgende adres gestuur word:
Kamer 609, 6de Vloer
Grand Central Towers
Kaapstad
|
| 4.2 |
|
Alle ameublement en toerusting moet via Logis aangekoop word. In hierdie stadium het OBOS’e nie toegang tot Logis nie en vanaf 1 April 2005 moet alle aankope via Hoofkantoor geskied, ongeag die koste daaraan verbonde. Hoofkantoor sal dan die inventarisse outomaties aanpas en elke kwartaal ‘n bygewerkte inventaris aan OBOS’e stuur.
|
| 4.3 |
|
Verantwoordelikheidsbestuurders moet verseker dat die korrekte inventarisnommers van die kantoor waar die items benut sal word, op die rekwisisie verskyn. Waar meer as een van dieselfde item bestel word, moet verantwoordelikheidsbestuurders aandui waar elk van die items benut sal word.
|
| 4.4 |
|
Wanneer items verskuif word, moet die vorm (Aansoek om verskuiwing van inventarisitems) wat as Bylae A aangeheg is, behoorlik voltooi en onderteken en aan die Afdeling: Batebestuur (Vir aandag: mnr DT Scholtz) te Hoofkantoor gestuur word.
|
| 4.5 |
|
Indien daar 'n tekort aan enige item is of enige item oortollig/beskadig is, moet die betrokke batebestuurafdeling deur middel van die vorm (Aanmelding van surplusse en tekorte) wat as Bylae B aangeheg is, in kennis gestel word. Die batebeheerbeampte(s) sal dan die nodige prossesse volg en die behoorlik voltooide en ondertekende vorms aan Afdeling: Batebestuur (Vir aandag: mnr DT Scholtz) te Hoofkantoor voorsien. Geen ondiensbare/onbenutte item(s) mag in gange of naby hysers gelaat word nie. In sodanige gevalle moet kennis van die oortolligheid per rekwisisie, vergesel van 'n voltooide PGWC 002-vorm, gegee word sodat die betrokke item(s) verwyder kan word.
|
| 4.6 |
|
Die gewysigde inventarisse wat kwartaalliks deur Hoofkantoor uitgestuur sal word, moet behoorlik onderteken word deur die hoof van die kantoor (direkteure by OBOS’e en verantwoordelikheidsbestuurders by Hoofkantoor) wat verantwoordelik is vir die ameublement en toerusting in die betrokke kantoor. Die gewysigde inventaris moet dan agter die deur van die betrokke kantoor aangebring word.
|
| 5. |
Ten einde beamptes verantwoordelik vir batebestuur op die hoogte te bring van hulle pligte en take, sal ‘n werksessie op Vrydag 10 Junie 2005 te Hoofkantoor aangebied word. Meer besonderhede sal in ‘n later stadium aan u verskaf word.
|
| 6. |
Verantwoordelikheidsbestuurders word versoek om alle personeel te verwittig van die inhoud van hierdie omsendbrief. Let asseblief daarop dat die voormelde inligting saamgelees moet word met Omsendbrief 0164/2002 van 20 Desember 2002 en Omsendminuut LS 0005/2002 van 18 April 2002.
|
| 7. |
Enige navrae oor die inhoud van hierdie omsendbrief kan aan die volgende persone gerig word:
Mnr D Scholtz 021 467 2799
Mnr D Jacobs 021 467 2012 |
GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:05:23
|