1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het beleid ten opsigte van vergoeding vir oortydwerk vir staatsdienspersoneel ingevolge WCPSCBC-resolusie P6/2002 van 15 Mei 2002  [grootte: 216 KB] bepaal.
2. Hierdie beleid is van toepassing op die vergoeding van staatsdienspersoneel vir die verrigting van addisionele pligte onder spesifieke omstandighede bo en behalwe hulle normale ure van bywoning, soos uitdruklik vereis deur die Departementshoof of gedelegeerde bevoegheid, en die bestuur en regulering van alle vergoeding vir sodanige oortyddiens.
3. Beleidsbeginsels
3.1 Oortyd kan vergoed word deur tydaf, of deur besoldiging met behoorlike inagneming van begrotingsbeperkinge, of deur ‘n kombinasie van tydaf en besoldiging.
3.2 Geen werknemer, tensy hy of sy in die Senior Bestuursdiens is, is uitgesluit van die ontvangs van besoldiging of tydaf as vergoeding vir oortyddiens wat verrig is nie.
3.3 Voorafgoedkeuring vir die lewering van besoldigde oortyddiens moet van die betrokke posbekleër van ‘n pos van Hoofdirekteur of hoër verkry word voordat die werk 'n aanvang neem.
3.4 Alle magtigings sal slegs vir die goedgekeurde tydperke geldig wees.
3.5 Ex post facto-goedkeuring sal nie oorweeg word nie. (Verwys ook na paragraaf 4.1 hieronder in hierdie verband.)
3.6 Werknemers sal vir voorafgemagtigde normale of Sondag- of openbare vakansiedae-oortydwerk in ooreenstemming met die toepaslike maatreëls vergoed word.
3.7 Die besluit en ooreenkoms om tydaf toe te ken sal deel wees van die magtiging. Alle tydaf sal toegeken word binne 6 maande nadat die werknemer geregtig daarop geword het om dit te ontvang, met behoorlike inagneming van operasionele vereistes.
3.8 Die maandelikse vergoeding vir oortydwerk van 'n werknemer mag nie 30% van sy of haar maandelikse salaris oorskry nie. In hoogs uitsonderlike gevalle en onderworpe aan voorafgoedkeuring kan hierdie persentasie oorskry word. In sodanige gevalle sal 'n volledige motivering vereis word.
3.9 Ingevolge die Wet op Basiese Diensvoorwaardes, 2002 ( http://www.info.gov.za/gazette/acts/ 2002/a11-02.pdf )  [grootte: 450 KB], soos gewysig, mag daar nie van ‘n werknemer verwag word, of mag hy of sy nie toegelaat word, om vir meer as 12 uur op enige dag te werk nie.
3.10 ‘n Vaste maandelikse toelaag (veranderde oortyd) kan betaal word in gevalle waar ‘n werknemer van maand tot maand soortgelyke tydperke van goedgekeurde oortydwerk verrig en waar die werknemer skriftelik daartoe instem. Die toelaag sal gelyk wees aan die gemiddelde maandelikse vergoeding wat die werknemer vir oortydwerk ontvang het in die ses maande wat die bepaling van die vaste maandelikse toelaag voorafgegaan het.
3.11 Ingevolge die Wet op Openbare Vakansiedae,1994 ( http://www.info.gov.za/acts/
1994/a36-94.pdf )  [grootte: 42 KB], sal ‘n werknemer geregtig wees op die aantal openbare vakansiedae soos voorsien in die betrokke Wet. Openbare vakansiedae is dus betaalde vakansiedae en daar kan slegs van ‘n werknemer vereis word om op sodanige dae te werk as operasionele vereistes dit noodsaak. ‘n Werknemer (met uitsluiting van verpleegpersoneel) van wie daar verwag word om diens op so 'n openbare vakansiedag te lewer, moet behoorlik vergoed word deur besoldiging en/of die toekenning van tydaf ingevolge die maatreëls neergelê deur die Minister vir die Staatsdiens en Administrasie.
4. Beleidsriglyne
4.1 Die voorlegging waarin voorafgoedkeuring vir besoldiging en/of tydaf vir oortydwerk versoek word, moet ‘n motivering insluit sodat ‘n ingeligte besluit geneem kan word.
4.1.1 Die volgende inligting moet ingesluit word by aansoeke om goedkeuring van vergoeding vir oortydwerk:

    • Waarom die taak/take wat verrig moet word nie verrig kan word deur die tydelike hertoewysing van funksies nie;

    • Waarom ander maatreëls om oortydwerk te voorkom nie geïmplementeer kan word nie;

    • Die tydperk waartydens die oortydwerk verrig sal moet word;

    • Die beraamde koste van die verrigting van oortydwerk;

    • Die toesig wat daar tydens die verrigting van die oortydwerk sal wees;

    • Die beheermaatreëls, soos ‘n verslag oor die aard en die duur van die oortydwerk wat verrig is en ‘n bywoningsregister, wat geïmplementeer sal word; en

    • Name, Persalnommers en range van die werknemers wat oortydwerk sal verrig.
4.1.2 Die aansoekvorm vir die goedkeuring van vergoeding vir oortydwerk verrig, is aangeheg as Bylae A.
4.2 Wanneer bestuurders hulle oortydprojekte beplan en hulle aansoeke voorlê, moet hulle rekening hou met die beperking wat op vergoeding geplaas word, soos aangedui in paragraaf 3.8 hierbo. In die uitsonderlike gevalle waar die 30% maksimum beperking oorskry sal word, moet ‘n skriftelike voorlegging waarin volledige redes waarom die projek dit vereis en die voorkomingmaatreëls wat getref is, verstrek word, die aansoek vergesel.
4.3 Met betrekking tot die vasgestelde maandelikse toelaag (veranderde oortyd) soos uiteengesit in paragraaf 3.10 hierbo, moet sodanige aansoeke goedgekeur word deur die Direkteur: Personeelbestuur (Staatsdiens) en moet volledige redes vir die aansoek, asook die skriftelike toestemming van die werknemer, ingedien word.
5. Beheermaatreëls
5.1 Alle lynbestuurders en toesighouers moet verseker dat
5.1.1 oortyd tot ‘n minimum beperk word;
5.1.2 alle goedgekeurde aansoeke met volle motivering, insluitend daardie uitsonderlike gevalle waar die maksimum van 30% oorskry sal word, voorgelê word aan die Direkteur: Personeelbestuur (Staatsdiens) vir beplannings- en beheerdoeleindes;
5.1.3 daar voldoende beheer is oor goedgekeurde oortydwerk, óf deur toesig óf deur ander beheermaatreëls;
5.1.4 oortydbesoldiging koste-effektief is;
5.1.5 voldoende fondse beskikbaar is vir die betaling van die onkoste wat die oortydwerk sal meebring;
5.1.6 sover moontlik, alle oortydwerk by die werknemer se normale werkplek verrig word;
5.1.7 ‘n rekord van alle oortydwerk bygehou word. (Dit sluit in ‘n bywoningsregister geteken deur die werknemer en die toesighouer wat gesamentlik aanspreeklikheid aanvaar vir die taak/take by elke geleentheid wanneer oortyd gewerk sal word. Die aangehegte vorm (Bylae B) moet vir hierdie doel gebruik word.);
5.1.8 die oortydwerk nie inbraak sal maak op werknemers se produktiwiteit gedurende normale werksure nie;
5.1.9 die gehalte en omvang van die take in ooreenstemming is met die aantal uur van besoldigde oortydwerk wat verrig is;
5.1.10 hulle die aantal oortydure wat elke dag nagekom moet word, bepaal deur gebruikmaking van produksieteikens as kriteria; en
5.1.11 hulle na afhandeling van die oortyd elke maand sertifiseer dat die doel van die oortyd ten minste bevredigend uitgevoer is. Hierdie sertifikate moet ingedien word by die Direkteur: Personeelbestuur (Staatdiens) teen nie later nie as die 7de dag van die daaropvolgende maand.
5.2 Eise rakende oortyddiens wat verrig is, moet onmiddellik na afloop van die tydperk waarvoor die oortydvergoeding goedgekeur is, ingedien word.
5.3 Oortydskedules, waarvan ‘n afskrif aangeheg is, moet voltooi en geteken word deur toesighouers en/of hoofde van komponente. Voltooide skedules, asook getekende bywoningsregisters, moet eise vir oortydbesoldiging vergesel.
6. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet onder die aandag van alle staatsdienspersoneel by u inrigting/in u komponent gebring word asseblief.


GETEKEN: J.H. HURTER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:03:09

Bylae A  (grootte: 23 KB)
Bylae B  (grootte: 16 KB)