| 1.1 |
|
In opvolging van Omsendbrief 0041/2004 van 17 Augustus 2004 word besonderhede van die toekenning vir die finansiële jaar wat strek van 1 April 2005 tot 31 Maart 2006 aangeheg. U aandag word op die volgende gevestig: |
| 1.1.1 |
|
Alhoewel die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) in bovermelde omsendbrief aangedui het dat skole reeds gedurende September 2004 in kennis gestel sou word van hulle Norme-en-standaarde- (N&S-) toekennings vir die tydperk 1 April 2005 tot 31 Maart 2006, het die finalisering van die 2005/06-begroting en die gevolglike finalisering van die voorsiening van onderwysposte aan onderwysinrigtings die proses vertraag. Hierdie vertraging behoort nie toekomstige N&S-toekennings te raak nie en daar word beoog om voortaan skole gedurende Augustus elke jaar van hulle toekennings te verwittig om hulle in staat te stel om lank voor die tyd hulle begrotings vir die volgende skooljaar te beplan. Die vertraging in die bekendmaking van die jongste N&S-toekennings word betreur. |
| 1.1.2 |
|
Die N&S-toekennings vir die 2005/06 finansiële jaar is bereken aan die hand van die 2004 jaarlikse opname. ‘n Oudit van leerdergetalle sal gedurende 2005 plaasvind en indien die ouditgetalle wesentlik laer is as dié van die betrokke jaarlikse opname, kan u N&S-toekenning dienooreenkomstig verminder word. |
| 1.1.3 |
|
Artikel 21-skole sal hulle N&S-toekenning vir die 2005/06 finansiële jaar in twee paaiemente ontvang, naamlik 60% in April en 40% in November. |
| 1.1.4 |
|
Artikel 21-skole moet hulle eerste oordragbetaling, wat gedurende April 2005 gemaak sal word, gebruik vir die aankoop van leerondersteuningsmateriaal (LOM) sodat dit voor die einde van September 2005 beskikbaar sal wees, en ook vir ander uitgawes soos in paragraaf 2.1 hieronder uiteengesit, tot en met 31 Oktober 2005. Die verdere oordragbetaling (40%) wat gedurende November 2005 gemaak sal word, moet aangewend word om hierdie uitgawes tot 31 Maart 2006 te dek. Skole moet dus daarop let dat alle fondse aangewend moet word in die finansiële jaar waarvoor dit beskikbaar gestel is. |
| 1.1.5 |
|
Nie-artikel 21-skole moet voor 30 April 2005 hulle N&S-toekenning vir die finansiële jaar eindigende 31 Maart 2006 op vorm WKOD 032 indeel in die drie kategorieë, naamlik LOM, munisipale dienste en instandhouding. By ontvangs van die WKOD 032-vorm sal die WKOD die begrotings kontroleer en skole verwittig of dit in orde is sodat hulle kan voortgaan met die indien van hulle rekwisisies. |
| 1.1.6 |
|
Die fondse wat ingevolge Omsendbrief 0041/2004 aan skole toegeken is, moet ten opsigte van die nie-artikel 21-skole teen 31 Maart 2005 deur die skool bestee word aangesien hulle op daardie datum sal verval. Die fondse van artikel 21-skole wat teruggehou word omdat hulle nie hulle kwartaallikse verslae van uitgawes op vorm WKOD 43 ingedien het nie, sal ook op 31 Maart 2005 verval. |
| 2. |
GEBRUIK VAN DIE TOEKENNING |
| 2.1 |
|
Die toekenning is bedoel vir LOM, munisipale dienste, noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding van skoolgeboue, terreine en toerusting (nie-geskeduleerde instandhouding), en ander lopende uitgawes. |
| 2.1.1 |
|
Leerondersteuningsmateriaal (LOM)
| (a) |
Daar word voorgestel dat skole die beskikbare toekenning soos volg tussen die onderskeie uitgawekategorieë verdeel:
60% aan uitgawes rakende die handboek- en ander boekbestellings vir 2006. Elke leerder moet vir elke leerarea/vak `n handboek hê. Sien Bylae A vir die lys van items wat by handboeke en ander boeke ingesluit is. 20% aan uitgawes ten opsigte van munisipale dienste 4% aan instandhouding 16% aan plaaslike aankope
|
| (b) |
Skole kan, onderhewig aan die volgende voorwaardes, minder geld vir handboeke en ander boeke toeken:
Indien elke leerder in die skool `n handboek vir elke leerarea/vak het EN as die beheerliggaam 'n formele besluit oor die afwyking geneem het. Indien die beheerliggaam se besluit rakende die begroting wat aan die ouervergadering voorgelê is, verduidelik word en die bedrag wat per leerder aan handboeke en ander boeke bestee word, vermeld word. Hierdie besluit moet by die ouervergadering voorgelê word, ongeag of dit deur die kringbestuurder ondersteun word of nie. |
|
| 2.1.2 |
|
MUNISIPALE DIENSTE
| (a) |
|
Die N&S-toekenning aan skole is bedoel, onder andere, vir die betaling van hulle maandelikse munisipalediensterekeninge, bv. elektrisiteit, water, riool en vullisverwydering, en sluit die betaling van eiendomsbelasting uit. Soos in die verlede, sal die Staat die eiendomsbelasting op eiendom wat in die naam van die RSA geregistreer is, betaal. |
| (b) |
|
Enkele skole het aangedui dat hulle nie hulle eie munisipale dienste wil bestuur nie en hulle rekeninge sal steeds deur die betrokke OBOS betaal word. Die OBOS sal afskrifte van die rekeninge maandeliks aan die skole voorsien vir insae en bevestiging dat die rekening korrek is. |
| (c) |
|
Nie-artikel 21-skole moet aan die hand van die uitgawetendense vir hierdie dienste die bedrag wat vir munisipale dienste gereserveer word, bereken en op die WKOD 032-vorm aandui. Hierdie bedrag, en die skole se instandhoudingsgelde, sal tegelykertyd aan die skole wat die funksie aanvaar het, oorbetaal word. |
| (d) |
|
Skole moet, onder andere, die besparingsmaatreëls wat in Bylae B aangedui word, implementeer. |
| (e) |
|
ESKOM en die meeste munisipaliteite het aangedui dat hulle meters vir voorafbetaalde elektrisiteit aan skole beskikbaar kan stel. Dit sal skole in staat stel om beter beheer oor hulle verbruik van en besteding aan elektrisiteit uit te oefen. In baie gevalle is die tariewe vir voorafbetaalde elektrisiteit goedkoper as dié vir konvensionele stelsels. |
|
| 2.1.3 |
|
Dag-tot-dag instandhouding
| (a) |
Noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding, d.w.s. die hantering van 'n probleem soos dit ontstaan, voorkom noodinstandhouding en latere groter skade en onkoste. Dit sluit in die skoonmaak, opknap, herstel of vervanging van items rakende geboue en terreine. |
| (b) |
Skole moet begroot vir dag-tot-dag instandhouding na gelang van die toestand van hulle geboue en terreine. Waar nodig moet daardie gedeelte van die N&S-toekenning wat vir hierdie doel gebruik word, uit eie fondse aangevul word. |
| (c) |
'n Verdere bedrag moet vir die onderhoud van toerusting opsy gesit word. Nie-artikel 21-skole moet toekennings vir die instandhouding van geboue, terreine en toerusting as `n enkele bedrag op die WKOD 032 aandui. |
| (d) |
Losiesbeurse kan aangewend word vir die befondsing van die dag-tot-dag instandhouding en bedryfskoste van koshuise. Die N&S-toekenning mag nie vir hierdie doel gebruik word nie. |
| (e) |
Skole is self verantwoordelik vir die betaling van huur en instandhouding van toerusting. |
|
| 2.2 |
|
Die WKOD aanvaar nie aanspreeklikheid vir die betaling van uitgawes waar skole meer bestee as die bedrag wat aan hulle toegeken is nie. Skole sal self hierdie uitgawes moet dek. Indien, om welke rede ookal, nie-artikel 21-skole hulle N&S-toekennings oorskry, sal die WKOD enige oorbesteding van die daaropvolgende finansiële jaar se N&S-toekenning van die skool verhaal. As `n nie-artikel 21-skool nie sy volle N&S-toekenning benut nie, sal die oorblywende bedrag verval. |
| 3. |
EIE INKOMSTE
Die Staat kan nie skole op toereikende wyse uit staatsfondse befonds nie. Ingevolge artikel 36(1) van die Suid-Afrikaanse Skolewet, 1996 (Wet 84/1996), soos gewysig (SASA), moet beheerliggame redelike stappe doen om die Staatstoekenning aan te vul.
|
| 4. |
VERSLAGDOENING
Kwartaalverslae oor die besteding van fondse moet op vorm WKOD 043 ingedien word (besteding tot 31 Maart, 30 Junie, 30 September en 31 Desember).
|
| 5. |
GROOT NOODHERSTELWERK
Ingevolge paragraaf 114 van die N&S-regulasies vir groot noodherstelwerk aan geboue, aanvaar die WKOD verantwoordelikheid vir sodanige herstelwerk, maar die departement word beperk tot die fondse wat vir hierdie doel beskikbaar is. Die volgende herstelwerk sal ooreenkomstig die prosedures in Omsendbrief 175/2000 oorweeg word:
KATEGORIE A
Ernstige skade as gevolg van natuurrampe, strukturele probleme en brande. Die WKOD sal slegs verantwoordelikheid vir sulke noodinstandhouding aanvaar as die koste meer as R5 000 is en op voorwaarde dat voldoende fondse beskikbaar is. Die WKOD sal, volgens eie diskresie, dit oorweeg om 'n oordragbetaling te maak vir materiaal in betreklik minder ernstige gevalle. |
KATEGORIE B
Die WKOD sal verantwoordelikheid aanvaar vir slegs die volgende kategorieë NOODHERSTELWERK indien die personeel en leerders se gesondheid of veiligheid bedreig word en voldoende fondse beskikbaar is:
Vervanging/herstel van ondergrondse water- en rioolpype Herstel van ondergrondse elektriese kabels Herstel van elektriese warmwatereenhede (slegs koshuise) Herstel van groot koshuistoerusting Herstel van drinkwatertoevoer (Bystand kan die vorm aanneem van die voorsiening van fondse slegs vir die aankoop van materiaal.) Skole moet 3 kwotasies indien. Herstelwerk mag slegs 'n aanvang neem nadat goedkeuring daarvoor van Hoofkantoor verkry is.
|
|
| 6.1 |
|
Skole wat tans nie op die artikel 21-lys is nie, moet die voorgeskrewe prosedures in Bylae A volg. |
| 6.2 |
|
Artikel 21-skole moet self hulle LOM aankoop en ander uitgawes aangaan. |
| 6.3 |
|
Skole kan met hulle OBOS'e in verbinding tree indien hulle hulp verlang met die keuse van LOM en onderhandeling vir die beste pryse. |
| 7.1 |
|
Die beheerliggaam moet behoorlike beheer oor besteding uitoefen soos uiteengesit in die Handleiding vir die Basiese Finansiële Stelsel vir Skole. Indien die lede van die beheerliggaam nie oor die nodige kundigheid beskik om hierdie funksie te verrig nie, moet hulle iemand koöpteer wat hulle sal kan help. |
| 7.2 |
|
Al die skool se fondse afkomstig van die Staatstoekenning sowel as eie inkomste, moet aangewend word vir doeleindes wat direk met onderwys verband hou, en veral vir die aankoop van handboeke, ander boeke en verdere LOM. Ingevolge WKOD-beleid mag handboeke en leesboeke nie gefotokopieer word nie aangesien dit neerkom op ‘n oortreding van die Wet op Kopiereg, Wet 98/1978. Uitgawes aan funksies, vermaaklikheid, uitstappies of reise moet vermy word. |
| 7.3 |
|
Die WKOD het die reg om skoolfondsrekords te ondersoek en op te tree teen enige lid van die personeel of beheerliggaam indien hy of sy betrokke is by die wanadministrasie van skoolfondse. Skole moet alle bewyse van inkomstes en uitgawes vir hierdie doel bewaar. |
| 7.4 |
|
Ingevolge artikel 43(5) van die SASA moet skole (vir die aandag van die betrokke OBOS-direkteur) ’n geouditeerde stel finansiële state vir die vorige boekjaar teen 30 Junie van elke jaar indien. |
| 7.5 |
|
Alle skole moet in die aanwending van hulle N&S-toekennings vir handboeke en ander boeke voldoen aan die Voorkeurverkrygingsbeleid van die Provinsie. Vir hierdie doel is daar twee lyste van verskaffers. Die eerste lys (die voorkeurlys) verteenwoordig daardie verskaffers wat voorkeur moet kry. Hulle is die sogenaamde voorheen benadeelde individue (VBI's) (Historically Disadvantaged Individuals - HDIs) en klein, medium en mikro-ondernemings (KMMO's). Skole moet handboeke en ander boeke ter waarde van ten minste 70% van hulle N&S-toekenning aankoop van verskaffers op hierdie eerste lys. Handboeke en ander boeke vir die oorblywende bedrag (30% van die toekenning vir handboeke en ander boeke) kan by die verskaffers op die tweede lys aangekoop word. Die jongste lyste is onder dekking van aparte omsendbriewe aan skole voorsien. |
| 7.6 |
|
Skole word daaraan herinner dat dit hulle verantwoordelikheid is om ernstige pogings aan te wend om hulle eie groter korting met verskaffers te beding. |
| 7.7 |
|
Alle skole moet binne 30 dae van die einde van elke kwartaal ‘n WKOD 043-vorm by die betrokke OBOS indien. Fondse sal slegs aan skole oorbetaal word indien bevredigende WKOD 043-verslae rakende die finansiële aktiwiteite van vorige kwartale ontvang is. Verwys asseblief na paragraag 1.1.4 hierbo. Die elektroniese formaat van die WKOD 043 is beskikbaar by die betrokke OBOS. |
| 8. |
AANSOEK OM ARTIKEL 21-STATUS
Aansoeke om te verander van nie-artikel 21-status na artikel 21-status moet teen 31 Januarie 2005 op die aangehegte aansoekvorm ingedien word. Suksesvolle skole sal eers vanaf die aanvang van die daaropvolgende finansiële jaar artikel 21-status ontvang, d.w.s. vanaf 1 April 2005.
|
| 9. |
APPÈLLE
Indien 'n skool vermoed dat daar ’n berekeningsfout in sy N&S-toekenning is, of indien daar ’n unieke situasie by die skool bestaan, kan die skool appèl teen sy toekenning aanteken by die Direkteur: Begrotingsbestuur (Privaatsak X9114, Kaapstad. 8000). Appèlle moet kort en saaklik wees en moet die departement teen nie later nie as 15 Desember 2004 bereik.
|
| 10. |
KONTAKNOMMERS VIR NAVRAE
| Onderwerp | Naam | Telefoonnr. |
| WKOD 043-kwartaalverslae en geouditeerde finansiële jaarstate | OBOS: Adjunkdirekteur Administrasie | Toepaslike OBOS |
| Appèlle | Me. V Barkhuizen | 021 467 2177 |
| Indeling van jaarlikse toekenning - WKOD 032 | Mnr. C Prins | 021 467 2801 |
| Aankoop van handboeke en ander boeke (WKOD 034) en plaaslike aankope. Alle nie-artikel 21-skole (WKOD 026). | Mnr. B. Stoffels | 021 900 7062 |
| Oordragbetalings aan skole (N&S- toekennings) | Mnr. I Morkel | 021 467 2768 |
| Noodherstelwerk | Mnr. G Martin | 021 467 2137 |
|
GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:11:15
|