1. Alhoewel daar nie verwag word dat die skryf van enige Senior Sertifikaat- of BOOV- vlak 4-eksamenvraestel ontwrig sal word nie, is dit noodsaaklik dat daar gebeurlikheidsmaatreëls moet wees indien ’n noodtoestand wel sou ontstaan. Omdat die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) besorgd is oor die veiligheid van elke persoon in sy sorg, is die volgende prosedures geformuleer om die uitwerking van enige ontruiming wat veroorsaak word deur 'n noodtoestand tot die minimum te beperk. Dit is noodsaaklik dat dieselfde basiese prosedures in noodgevalle gebruik word deur alle inrigtings wat kandidate vir hierdie eksamens voorberei.
2. Aangesien daar verskillende soorte noodgevalle is, is die prosedures wat volg bedoel om alle situasies te dek. Dit moet egter beklemtoon word dat die ontruiming van ‘n eksamenlokaal baie ernstige gevolge vir kandidate inhou.
3. Indien ontruiming van ’n eksamenlokaal as noodsaaklik geag word, sal die enigste opsies wees dat kandidate
  • ontruim word onder streng voorwaardes (sien 4 hieronder) wat tot op die letter uitgevoer moet word voordat UMALUSI dit sal oorweeg om toe te laat dat die eksamen wat deur die kandidate geskryf is, geprosesseer word, of

  • ’n ander ten volle gemodereerde vraestel, indien dit gereël kan word, aan die einde van die eksamentydperk skryf, of

  • in Februarie of Maart die aanvullende eksamen in die betrokke vak aflê (slegs Senior Sertifikaat)

4. Aangesien laasgenoemde twee opsies hoogs onwenslik is, moet skole let op die volgende rakende die eerste opsie:
4.1 Indien ’n noodtoestand sou ontstaan voordat kandidate begin skryf, mag hulle nie die eksamenlokaal/-lokale betree voordat hulle aangesê word om dit te doen nie. Hulle moet egter van ander groepe afgesonder word en onder toesig bly.
4.2 Indien ’n noodtoestand sou ontstaan terwyl kandidate nog skryf en dit gevolglik noodsaaklik sou wees om die lokaal te ontruim, moet kandidate
  • ingelig word dat hulle alle boeke toegemaak op hulle banke moet laat

  • een vir een die lokaal ontruim onder die voortdurende toesig van die opsieners in beheer van daardie lokaal en die hoofopsiener, en die oorhoofse toesig van die prinsipaal. Bykomende onderwysers (uitgesonderd dié wie se vak geskryf word), kan gebruik word om toesig oor die kandidate te hou.

  • nie met mekaar op enige manier praat of kommunikeer nie

  • nie enige boeke of papiere by hulle hê nie

  • nie in besit van ’n selfoon wees nie

  • op ’n geskikte plek op die terrein op ’n afstand van mekaar sit sodat geen kommunikasie kan plaasvind nie

  • in stilte terugkeer na die eksamenlokaal wanneer hulle verlof kry om dit te doen en voortgaan met skryf van waar hulle opgehou het, en

  • na hulle terugkeer die oorblywende tyd gegee word vir die voltooiing van die eksamen, met ander woorde, die totale tyd vir die vraestel min die tyd wat reeds gebruik is voordat die ontruiming plaasgevind het.

4.3 Die prinsipaal, die hoofopsiener en die ander opsieners moet te alle tye beheer uitoefen oor die kandidate en elke opsiener moet verantwoordelikheid aanvaar vir sy of haar groep kandidate. Die kringbestuurder moet tevrede wees dat alle prosedures uitgevoer is en moet vanaf die tyd wat hy of sy by die skool aankom die situasie fyn dophou.
4.4 Versuim om die ontruiming presies op die voorgeskrewe wyse uit te voer, sal die geldigheid van die eksamen in die gedrang bring. Die twee ander opsies met hulle ernstige gevolge vir kandidate sal dan oorweeg moet word.
4.5 Die kringbestuurder of OBOS-direkteur moet onmiddellik in kennis gestel word.
4.6 Die kringbestuurder sal probeer om die skool onmiddellik te besoek ten einde in sy of haar verslag die prosedures te kan verifieer.
4.7 ’n Volledige verslag moet voorgelê word aan die Direkteur: Kurrikulumontwikkeling op dieselfde dag wat die ontruiming plaasvind. Hierdie verslag moet deur die kringbestuurder opgestel word en moet verklarings bevat van die prinsipaal, die hoofopsiener en elke ander opsiener. Die Direkteur: Kurrikulumontwikkeling sal op sy beurt weer UMALUSI inlig oor wat gebeur het. Daar word vertrou dat dit moontlik sal wees om die skool binne drie dae oor die gevolge van die ontruiming van kandidate uit die eksamenlokaal in te lig.
5. Prinsipale moet kandidate inlig oor die skool se gebeurlikheidsplanne indien enige ontruiming nodig sou wees en ook van die ernstige gevolge wat so 'n ontruiming sou hê indien dit nie behoorlik uitgevoer word nie.
6. Prinsipale moet toepaslike alternatiewe akkommodasie identifiseer vir gebruik as eksamenlokaal/eksamenlokale in 'n noodgeval.
7. In die onwaarskynlike geval dat 'n nasionale of 'n provinsiale vraestel weer geskryf moet word, sal die WKOD alle prinsipale onmiddellik daarvan in kennis stel. So 'n vraestel sal dan heelwaarskynlik binne een of twee dae na die laaste eksamen op die rooster, dit wil sê na 19 November 2004, geskryf word.
8. Enige ontwrigting in die eksamenproses of foutiewe oopmaak van eksamenvraestelle moet onmiddellik by die Hoofonreëlmatigheidsbeampte of Onreëlmatigheidsbeamptes van die WKOD aangemeld word.
Hoofonreëlmatigheidsbeampte: Me J Rault-Smith 021 467 2622 082 448 1801
Onreëlmatigheidsbeamptes:    Mnr T Magwaca    021 467 2626
                             Mnr V Deacon     021 467 2336


GETEKEN: B.K. SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:09:23