| 1.1 |
|
Die toekenning van fondse ingevolge die Norme en Standaarde vir die Befondsing van Skole (N&S) sal voortaan vir die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se finansiële jaar, d.w.s. van 1 April tot 31 Maart van elke jaar gemaak word. Hierdie verandering is genoodsaak deur die feit dat die WKOD met ingang van 1 April 2004 na ‘n nuwe finansiële bestuurstelsel oorgeskakel het ten einde beter begrotingsbeheer oor die toekenning van fondse aan skole te kan uitoefen. Die verandering in die N&S-toekenningstydperk het die volgende implikasies vir skole: |
| 1.1.1 |
|
Skole sal voortaan hulle N&S-toekennings vir ‘n relevante skooljaar in twee paaiemente ontvang, naamlik gedurende April en November. Aangesien skole vroegtydig ingelig sal word van hulle toekenning vir 'n skooljaar, bv. gedurende September 2004 vir die 2005-skooljaar, sal hulle in staat wees om hulle begrotings vir die volgende skooljaar lank vooruit te beplan. |
| 1.1.2 |
|
Die 2005 N&S-toekenning sal bereken word aan die hand van die 2001-sensus en die nasionale beleid rakende die gradering van skole in verskillende armoede-indekskategorieë. |
| 1.1.3 |
|
Die fondse wat reeds ingevolge Omsendbrief 0138/2003 aan skole toegeken is vir die 2004-skooljaar en wat nog nie bestee is nie (ongeveer 30% van skole se toekennings vir die 2004-skooljaar), sal onmiddellik aan artikel 21-skole uitbetaal word. Die oorblywende fondse vir nie-artikel 21-skole (ook ongeveer 30% van skole se toekennings vir die 2004- skooljaar) is steeds beskikbaar vir besteding tot 31 Maart 2005 volgens die fondse-indeling soos op die 2004 skooljaar se WKOD-032-vorm aangedui. U het egter sedert 1 April 2004 uitgawes aangegaan en nie-artikel 21-skole wat nie seker is wat hulle balanse is nie, kan mnr EJ Lindoor of mnr KL Lackay by telefoonnommers 021 467 2777 of 467 2776 skakel om dit vas te stel. |
| 1.1.4 |
|
'n Oorbruggingstoekenning vir die res van die 2004-skooljaar, bereken aan die hand van dieselfde kriteria wat gebruik is om die aanvanklike 2004-toekenning te bepaal, en wat voor 31 Maart 2005 bestee moet word, sal soos volg aan skole beskikbaar gestel word:
Aan artikel 21-skole gedurende November 2004 om hulle in staat te stel om leerondersteuningsmateriaal (LOM) aan te koop sodat dit by die aanvang van die 2005-skooljaar beskikbaar sal wees, en vir ander uitgawes tot en met 31 Maart 2005 Aan nie-artikel 21-skole vir LOM en ander uitgawes tot en met 31 Maart 2005. Nie-artikel 21-skole moet egter hierdie fondse op die WKOD 032-vorm verdeel in die drie kategorieë, naamlik LOM, munisipale dienste en instandhouding tot 31 Maart 2005.
|
| 1.1.5 |
|
Daar word voorgestel dat skole die beskikbare fondse (hierdie toekenning is slegs vir Januarie tot Maart 2005 wanneer die nuwe toekenning in werking tree) soos volg tussen die onderskeie uitgawekategorieë verdeel:
|
| 1.2 | |
Let daarop dat hierdie verandering in die toekenningstydperk geen nadelige finansiële implikasies vir skole inhou nie. Dit beteken bloot dat skole hulle finansiële beplanning moet doen aan die hand van die toekenningbetalings wat hulle voortaan jaarliks gedurende April en November sal ontvang, ooreenkomstig die toekenningsbrief wat jaarliks gedurende Augustus uitgereik sal word. |
| 2. |
GEBRUIK VAN DIE TOEKENNING |
| 2.1 |
|
Die toekenning is bedoel vir LOM, munisipale dienste, noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding van skoolgeboue, terreine en toerusting (nie-geskeduleerde instandhouding), en ander lopende uitgawes. |
| 2.1.1 |
|
Leerondersteuningsmateriaal (LOM)
| (a) |
Die WKOD beoog dat elke leerder vir elke leerarea/vak `n handboek moet hê. Alle skole moet minstens 71% van die oorbruggingstoekenning gebruik om die uitgawes aan LOM-bestellings vir 2005 te dek. Sien Bylae A vir die lys van items wat by hand- en ander boeke ingesluit is. |
| (b) |
Skole kan op die volgende voorwaardes minder geld vir handboeke en ander boeke toeken:
As elke leerder in die skool `n handboek vir elke leerarea/vak het EN as die beheerliggaam `n formele besluit in hierdie verband geneem het. As die besluit van die beheerliggaam verduidelik word in die begroting wat aan die ouervergadering voorgelê is en die bedrag wat per leerder aan handboeke en ander boeke bestee word, vermeld word. Hierdie besluit moet by die ouervergadering voorgelê word, ongeag of die kringbestuurder dit ondersteun of nie. | |
| 2.1.2 |
|
Dag-tot-dag instandhouding
| (a) |
Noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding, d.w.s. die hantering van 'n probleem soos dit ontstaan, voorkom noodinstandhouding en latere groter skade en onkoste. Dit sluit in die skoonmaak, opknap, herstel of vervanging van items rakende geboue en terreine. |
| (b) |
Skole moet begroot vir dag-tot-dag instandhouding na gelang van die toestand van hulle geboue en terreine. Waar nodig moet daardie gedeelte van die N&S-toekenning wat vir hierdie doel gebruik word, uit eie fondse aangevul word. |
| (c) |
'n Verdere bedrag moet vir die onderhoud van toerusting opsy gesit word. Nie-artikel 21-skole moet toekennings vir die instandhouding van geboue, terreine en toerusting as `n enkele bedrag op die WKOD 032 aandui. |
| (d) |
Losiesbeurse kan aangewend word vir die befondsing van die dag-tot-dag instandhouding en bedryfskoste van koshuise. Die N&S-toekenning mag nie vir hierdie doel gebruik word nie. |
| (e) |
Skole is self verantwoordelik vir die betaling van huur en instandhouding van toerusting. |
|
| 2.1.3 |
|
Verslagdoening
| (a) |
Die aangehegte vorm (Bylae C) moet deur alle skole, beide artikel 21 en nie-artikel 21, ten opsigte van die 2004-skooljaar, d.w.s. die tydperk 1 Januarie 2004 tot 31 Desember 2004, voltooi en teen nie later nie as 31 Maart 2005 by die betrokke OBOS ingedien word. |
| (b) |
Kwartaalverslae oor die besteding van fondse moet op vorm WKOD 043 ingedien word. |
|
| 2.2 |
|
Die WKOD aanvaar nie aanspreeklikheid vir die betaling van uitgawes waar skole meer bestee as die bedrag wat aan hulle toegeken is nie. Skole sal self hierdie uitgawes moet dek. Indien, om welke rede ookal, nie-artikel 21-skole hulle N&S-toekennings oorskry, sal die WKOD enige oorbesteding van die daaropvolgende skooljaar se N&S-toekenning van die skool verhaal. As `n nie-artikel 21 skool nie sy volle N&S-toekenning benut nie, sal geen besparings egter oorgerol word na die volgende skooljaar nie. |
| 3. |
EIE INKOMSTE
Die Staat kan nie skole op toereikende wyse uit staatsfondse befonds nie. Ingevolge artikel 36(1) van die Suid-Afrikaanse Skolewet, 1996 (Wet 84/1996), soos gewysig (SASA), moet beheerliggame redelike stappe doen om die Staatstoekenning aan te vul.
|
| 4. |
GROOT NOODHERSTELWERK
Ingevolge paragraaf 114 van die N&S-regulasies vir groot noodherstelwerk aan geboue, aanvaar die WKOD verantwoordelikheid vir sodanige herstelwerk, maar die departement word beperk tot die fondse wat vir hierdie doel beskikbaar is. Die volgende herstelwerk sal ooreenkomstig die prosedures in Omsendbrief 175/2000 oorweeg word:
KATEGORIE A
Ernstige skade as gevolg van natuurrampe, strukturele probleme en brande. Die WKOD sal slegs verantwoordelikheid vir sulke noodinstandhouding aanvaar as die koste meer as R5 000 is en op voorwaarde dat voldoende fondse beskikbaar is. Die WKOD sal, volgens eie diskresie, dit oorweeg om 'n oordragbetaling te maak vir materiaal in betreklik minder ernstige gevalle. |
KATEGORIE B
Die WKOD sal verantwoordelikheid aanvaar vir slegs die volgende kategorieë NOODHERSTELWERK indien die personeel en leerders se gesondheid of veiligheid bedreig word en voldoende fondse beskikbaar is:
Vervanging/herstel van ondergrondse water- en rioolpype Herstel van ondergrondse elektriese kabels Herstel van elektriese warmwatereenhede (slegs koshuise) Herstel van groot koshuistoerusting Herstel van drinkwatertoevoer (Bystand kan die vorm aanneem van die voorsiening van fondse slegs vir die aankoop van materiaal.) Skole moet 3 kwotasies indien. Herstelwerk mag slegs 'n aanvang neem nadat goedkeuring daarvoor van Hoofkantoor verkry is.
|
|
| 5.1 |
|
Die N&S-toekenning aan skole is bedoel, onder andere, vir die betaling van hulle maandelikse munisipalediensterekeninge, bv. elektrisiteit, water, riool en vullisverwydering, en sluit die betaling van eiendomsbelasting uit. Soos in die verlede, sal die Staat die eiendomsbelasting op eiendom wat in die naam van die RSA geregistreer is, betaal. |
| 5.2 |
|
Die betaling van munisipalediensterekeninge van nie-artikel 21-skole, wat voorheen namens hulle deur die WKOD betaal is, is met ingang van die 2004-skooljaar na skole afgewentel. Enkele skole het egter aangedui dat hulle nie hulle eie munisipale dienste wil bestuur nie en hulle rekeninge sal steeds deur die betrokke OBOS betaal word. Die OBOS sal afskrifte van die rekeninge maandeliks aan die skole voorsien vir insae en bevestiging dat die rekening korrek is. |
| 5.3 |
|
Nie-artikel 21-skole moet aan die hand van die uitgawe tendense vir hierdie dienste die bedrag wat vir munisipale dienste gereserveer word, bereken en op die WKOD 032-vorm aandui. Hierdie bedrag, en die skole se instandhoudingsgelde, sal tegelykertyd aan die skole wat die funksie aanvaar het, oorbetaal word. |
| 5.4 |
|
Skole moet, onder andere, die besparingsmaatreëls wat in Bylae B aangedui word, implementeer. |
| 5.5 |
|
ESKOM en die meeste munisipaliteite het aangedui dat hulle meters vir voorafbetaalde elektrisiteit aan skole beskikbaar kan stel. Dit sal skole in staat stel om beter beheer oor hulle verbruik van en besteding aan elektrisiteit uit te oefen. In baie gevalle is die tariewe vir voorafbetaalde elektrisiteit goedkoper as dié vir konvensionele stelsels. |
| 6.1 |
|
Skole wat tans nie op die artikel 21-lys is nie, moet die voorgeskrewe prosedures in Bylae A volg. |
| 6.2 |
|
Artikel 21-skole moet self hulle LOM aankoop en ander uitgawes aangaan. |
| 6.3 |
|
Skole kan met hulle OBOS'e in verbinding tree indien hulle hulp verlang met die keuse van LOM en onderhandeling vir die beste pryse. |
| 7.1 |
|
Die beheerliggaam moet behoorlike beheer oor die besteding uitoefen soos uiteengesit in die Handleiding vir die Basiese Finansiële Stelsel vir Skole. (Die handleiding word tans hersien en skole word genooi om insette te stuur aan Maggie van Eeden by mvaneeden@pgwc.gov.za.) Indien die lede van die beheerliggaam nie oor die nodige kundigheid beskik om hierdie funksie te verrig nie, moet hulle ’n persoon koöpteer wat hulle sal kan help. |
| 7.2 |
|
Al die skool se fondse afkomstig van die Staatstoekenning sowel as eie inkomste, moet aangewend word vir doeleindes wat direk met onderwys verband hou, en veral vir die aankoop van handboeke, ander boeke en verdere LOM. Ingevolge WKOD-beleid mag handboeke en leesboeke nie gefotokopieer word nie aangesien dit neerkom op ‘n oortreding van die Wet op Kopiereg, Wet 98/1978. Uitgawes aan funksies, vermaaklikheid, uitstappies of reise moet vermy word. |
| 7.3 |
|
Die WKOD het die reg om skoolfondsrekords te ondersoek en op te tree teen enige lid van die personeel of beheerliggaam indien hy of sy betrokke is by die wanadministrasie van skoolfondse. Skole moet alle bewyse van inkomstes en uitgawes vir hierdie doel bewaar. |
| 7.4 |
|
Ingevolge artikel 43(5) van die SASA moet skole (vir die aandag van die betrokke OBOS-direkteur) ’n geouditeerde stel finansiële state vir die vorige boekjaar teen 30 Junie van elke jaar indien. |
| 7.5 |
|
Alle skole moet in die aanwending van hulle N&S-toekennings vir handboeke en ander boeke voldoen aan die Voorkeurverkrygingsbeleid van die Provinsie. Vir hierdie doel is daar twee lyste van verskaffers. Die eerste lys (die voorkeurlys) verteenwoordig daardie verskaffers wat voorkeur moet kry. Hulle is die sogenaamde voorheen benadeelde individue (VBI's) (Historically Disadvantaged Individuals - HDIs) en klein, medium en mikro-ondernemings (KMMO's). Skole moet handboeke en ander boeke ter waarde van ten minste 70% van hulle N&S-toekenning aankoop van verskaffers op hierdie eerste lys. Handboeke en ander boeke vir die oorblywende bedrag (30% van die toekenning vir handboeke en ander boeke) kan by die verskaffers op die tweede lys aangekoop word. Die jongste lyste is onder dekking van aparte omsendbriewe aan skole voorsien. |
| 7.6 |
|
Skole word daaraan herinner dat dit hulle verantwoordelikheid is om ernstige pogings aan te wend om hulle eie groter korting met verskaffers te beding. |
| 7.7 |
|
Alle skole moet binne 30 dae van die einde van elke kwartaal ‘n WKOD 043-vorm indien by die betrokke OBOS. Fondse sal slegs aan skole oorbetaal word indien bevredigende WKOD 043-verslae rakende die finansiële aktiwiteite van vorige kwartale ontvang is. Die elektroniese formaat van die WKOD 043 is beskikbaar by die betrokke OBOS of kan versoek word van Maggie van Eeden by mvaneeden@pgwc.gov.za. |
| 8. |
AANSOEK OM ARTIKEL 21-STATUS
Nuwe aansoeke om te verander van nie-artikel 21-status na artikel 21-status sal aandag geniet in die 2005-N&S-toekenningsbrief wat gedurende September 2004 uitgereik sal word.
|
| 9. |
APPÈLLE
Indien 'n skool vermoed dat daar ’n berekeningsfout in sy N&S-toekenning is, of indien daar ’n unieke situasie by die skool bestaan, kan die skool appèl teen sy toekenning aanteken by die Direkteur: Begrotingsbestuur (Privaatsak X9114, Kaapstad. 8000). Appèlle moet kort en saaklik wees en moet die departement teen nie later nie as 31 Augustus 2004 bereik.
|
| 10. |
KONTAKNOMMERS VIR NAVRAE
| Onderwerp | Naam | Telefoonnr. |
| WKOD 043-kwartaalverslae en geouditeerde finansiële jaarstate | OBOS: Adjunkdirekteur Administrasie | Toepaslike OBOS |
| Appèlle | Me. V Barkhuizen | 021 467 2177 |
| Indeling van jaarlikse toekenning - WKOD 032 | Mnr. C Prins | 021 467 2801 |
| Aankoop van handboeke en ander boeke (WKOD 034) en plaaslike aankope. Alle nie-artikel 21-skole (WKOD 026). | Mnr. AMS Josias | 021 900 7062 |
| Oordragbetalings aan skole (N&S- toekennings) | Mnr. I Morkel | 021 467 2768 |
| Noodherstelwerk | Mnr. G Martin | 021 467 2137 |
|
GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:08:17
|