1. AGTERGROND
1.1 Hierdie omsendbrief ondersteun Omsendbrief 0238/2003 gedateer 4 Desember 2003.
1.2 Deel VIII van die SDR, 2001 bepaal dat ‘n stelsel vir prestasiebestuur en ontwikkeling vir werknemers op posvlakke 1 - 12, daargestel word.
1.3 Die stelsel vir personeel prestasiebestuur -en ontwikkeling (PPBOS) is resultaatgedrewe en behels 'n proses van deurlopende versekering dat werknemers presies weet wat van hulle verwag word, en behoorlik toegerus is om te doen wat van hulle verwag word, en die resultate kan lewer wat van hulle verwag word. Die proses sluit prestasie-assessering in.
1.4 Die prestasiesiklus strek oor een jaar, nl. vanaf 1 April van 'n spesifieke jaar tot 31 Maart van die volgende jaar. Die onderlinggebonde fases wat daaraan gekoppel is, kan soos volg opgesom word:
  • Die opstel van 'n Individuele Prestasieplan en 'n Individuele Ontwikkelingsplan wat die resultaat is van konsultasie tussen die werknemer en die toesighouer/lynbestuurder en behoort hul wedersydse ooreenkoms oor die resultate/uitsette wat bereik moet word binne 'n spesifieke prestasiebestuursiklus, te reflekteer.

  • Deurlopende monitering van die werknemer se prestasie en gereelde terugvoering daarop, op die basis van bewyse ingesamel, deur 4 kwartaallikse oorsigte

  • Ontwikkeling van die werknemer se kapasiteit om deurlopend gedurende die prestasiesiklus te presteer

  • 'n Jaarlikse assessering aan die einde van die prestasiesiklus (gedurende Maart) waar 'n werknemer se prestasie in daardie siklus geassesseer of gemeet word.

2. LOODSPROJEK
2.1 Ingevolge Afdeling C3, deel VIII van die SDR, 2001, moet 'n departement die stelsel toets op groepe werknemers in alle beroepsklasse voordat die stelsel in- gebruik geneem word.
2.2 Die WKOD het 'n loodsprojek onderneem op 'n steekproef van sy personeel regoor alle vlakke en beroepklasse (Hoofkantoor, OBOS'e en skole) oor die periode 1 April 2003 to 31 Maart 2004. Die insette wat ontvang was uit hierdie proses was sover as moontlik binne die PPBOS ingewerk.

3. DATUM VAN IMPLEMENTERING EN OORGANGSMAATREËLS
3.1 Die nuwe Personeelprestasiebestuur-en-ontwikkelingstelsel (PPBOS) vervang die huidige stelsels van prestasie-evaluering en is effektief vanaf 1 April 2004.
3.2 Vir die eerste prestasiebestuursiklus wat 31 Maart 2005 eindig, sal 'n verkorte periode van 8 maande geld as 'n oorgangsmaatreël.
3.3 Die stelsel word tans ge?mplementeer, en opleiding wat fokus op die ontwikkeling van die Individuele Prestasie-en-ontwikkelingsplanne sal gehou word oor die tydperk 14 Junie 2004 tot 10 Augustus 2004.
3.4 Alle toesighouers/lynbestuurders word versoek om te verseker dat Individuele Prestasie-en-ontwikkelingsplanne vir die huidige siklus t.o.v alle Staatsdienspersoneellede onder hulle beheer teen 31 Augustus 2004 afgehandel is.
3.5 Die eerste en tweede kwartaallikse oorsigsessies moet teen 10 November 2004 en 21 Februarie 2005, onderskeidelik, afgehandel wees. Die prestasie-assessering moet teen 10 Maart 2005 voltooi wees.
3.6 Die Departement sal deurlopende ondersteuning gedurende hierdie prosesse verskaf en waar nodig intervensies aanbied. Opvolgsessies, wat spesifiek fokus op die oorsig en assesseringsprosesse, sal ook gehou word sodra die Individuele Prestasie-en-ontwikkelingsplanne in plek is.
3.7 Die volle assesseringstydperk van 12 maande sal vir die volgende prestasiesiklus, naamlik 1 April 2005 tot 31 Maart 2006, van toepassing wees. Ten minste 4 kwartaallikse oorsigsessies, gevolg deur 'n assesseringsessie gedurende Maart 2006 moet gehou word.

4. BELONING VAN PRESTASIE

'n Werknemer wat ten opsigte van die volle PPBOS-proses op 'n aanvaarbare, prysenwaardige of uitstaande vlak presteer, kom in aanmerking vir salarisvordering, 'n kontantbonus of nie-monitêre vergoeding.

4.1 SALARISVORDERING
4.1.1 Die eerste salarisvordering wat op 1 Julie 2003 geïmplementeer was, was gebaseer op werksprestasies vir die tydperk 1 April 2002 tot 31 Maart 2003. As ‘n interim maatreël, moes ‘n sertifikaat in die verband deur elke lynbestuurder/toesighouer voltooi word om te bevestig dat die werksprestasies van hul personneellede bevredigend was.
4.1.2 Om met ingang van 1 Julie 2004 vir salarisvordering te kwalifiseer moet ‘n verdere salarisvorderingsertifikaat (kopie aangeheg) vir die tydperk 1 April 2003 tot 31 Maart 2004 voltooi word en teen 6 Augustus 2004 aan Die Prestasiebestuur Beampte, Direktoraat: Personeelbestuur (Staatsdienspersoneel), by bovermelde adres versend word.
4.1.3 Na die amptelike volskaalse implementering van die PPBOS sal salarisvordering met ingang van 1 Julie 2005 op die volgende gebaseer word:
  • Een jaar aaneenlopende diens op ‘n salariskerf, en ‘n assessering van ten minste "aanvaarbare" prestasie in ooreenstemming met die PPBOS m.b.t gemelde tydperk.

  • Hierdie proses sluit in werknemers wat oorgeplaas is van een beroepsklas na ‘n ander of van een departement na ‘n ander waar die werknemer op dieselfde salariskerf bly.

  • 'n Werknemer op ‘n persoonlike salariskerf bo die maksimum van die salarisskaal gekoppel aan sy of haar pos, sal nie vir salarisvordering kwalifiseer nie, maar sal jaarlikse salarisaanpassings ontvang soos deur die Minister van Staatsdiens en Administrasie bepaal.

4.2 Kontantbonus

'n Kontantbonus tot ‘n maksimum van 10% en 18% van die werker se basiese salaris kan oorweeg word ter erkenning van ‘n algehele prestasieassessering van 4 of 5, onderskeidelik. Die toekenning van ‘n kontantbonus sal oorweeg word na die voltooiing van die huidige siklus, wat op 31 Maart 2005 eindig. Die betaling van kontantbonusse is egter onderworpe aan die beskikbaarheid van fondse.

4.3 Nie-finansiële belonings

Die WKOD sal, van tyd tot tyd, nie-monetêre erkenningskemas bekendstel om prestasie regdeur die Departement aan te wakker. Dit staan egter ook hoofde/ lynbestuurders vry om hulle eie erkenningstelsels te ontwikkel, op voorwaarde dat hulle nie-monetêr bly en nie enige basiese diensvoorwaarde verander nie.


5. Enige verdere navrae kan gerig word aan u OBOS se PPBOS-koördineerder of aan die volgende beamptes by Hoofkantoor:
E Gierdien Tel. 021 467 2157 e-posadres: 
Ebrahiem Gerdien (egerdien@pgwc.gov.za) T Manasse Tel. 021 467 2426 e-posadres:
Trevor Manasse (tmanasa@pgwc.gov.za) E Potgieter Tel. 021 467 2474 e-posadres:
Eurica Potgieter(epotgiet@pgwc.gov.za) B Jacobs Tel. 021 467 2155 e-posadres:
Bevan Jacobs(bgjacobs@pgwc.gov.za)
6. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle Staatsdienspersoneel onder u beheer.


GETEKEN: G.J. ELLIOTT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:06:23