1. Die twee Personeelkantore ontvang op `n gereelde basis verlofvorms waarop aangedui word dat verlof sonder salaris geïmplementeer moet word. Ongemagtigde afwesigheid word gewoonlik as rede aangevoer vir so `n versoek en dit is ook in baie van die gevalle so dat daar dan reeds `n tendens van afwesighede gevestig is voordat die probleem werklik met erns bejeën en optrede verlang word.
2. In `n poging om `n oplossing vir hierdie probleem te vind, is dit eerstens nodig om die volgende paar basiese reëls weer te beklemtoon:

  • Wanneer `n bepaalde tendens van afwesigheid bespeur word, moet toesighouers onmiddellik aandag daaraan gee.

  • Die audi alteram partem-reël moet toegepas word, met ander woorde, die werknemer of opvoeder wat hom of haar aan ongemagtigde afwesighede skuldig gemaak het, moet die geleentheid gegun word om sy of haar saak op skrif te stel.

  • Indien geen geldige rede vir afwesigheid aangevoer kan word nie, kan toesighouers verlof sonder salaris aanbeveel.

Die Personeelkantore, wat uiteindelik die finale goed- of afkeuringsfunksie rakende verlof uitoefen, sal volgens diskresie handel en elke geval op sy eie meriete beoordeel
3. Sommige van die misbruike/wanpraktyke wat gereeld voorkom, is die volgende:

  • Verlating van `n kantoor, skool of `n perseel gedurende `n werksdag sonder om vooraf toestemming daarvoor te verkry

  • Afwesighede waar een of ander siektetoestand as rede aangevoer word, maar wat dan nie deur mediese sertifikate gedek word nie

  • Alkohol- of dwelmmisbruik wat verbloem word deur `n siektetoestand as rede aan te voer.
4. In 'n geval waar daar ‘n bepaalde tendens is om gereeld tyd af neem vir persoonlike sake, word toesighouers versoek om elke keer die tyd aan te teken en dan die betrokke persoon te versoek om vir elke 8 uur van afwesigheid in die geval van staatsdienspersoneel en 7 uur van afwesigheid in die geval van opvoeders ‘n verlofvorm te voltooi. Sodanige verlof sal dan teen sy of haar jaarlikse verlofkrediet verreken word.
5. Daar word toenemend ervaar dat verlofvorms by die Personeelkantore ingedien word nadat werknemers of opvoeders vir lang tydperke, wat soms tot etlike maande kan strek, afwesig is. Soms word verlofvorms glad nie ingedien nie totdat die afwesighede op `n ander manier onder die Personeelkantore se aandag kom, soos byvoorbeeld wanneer `n persoon navraag doen oor voordele indien hy of sy vanweë swak gesondheid uit diens sou wou tree. Hierdie praktyke is onaanvaarbaar en word in `n baie ernstige lig beskou. Die tydige en gereelde indiening van verlofvorms is elke toesighouer se verantwoordelikheid en hy of sy moet sorg dra dat dit wel gedoen word. Let asseblief daarop dat die Kantoor van die Ouditeur-Generaal baie hoë prioriteit aan die ouditering van verlof verleen.
6. In enige geval waar `n persoon vir langer as 30 dae afwesig is, hetsy met siekteverlof of sonder verlof, moet die betrokke Personeelkantoor onmiddellik daarvan in kennis gestel word.
7. Alle hoofde van skole/afdelings/inrigtings en toesighoudende personeel word versoek om seker te maak dat verlofvorms binne 7 dae by die betrokke Personeelkantoor ingedien word.
8. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle werknemers/opvoeders onder u beheer.


GETEKEN: J.H. HURTER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:05:31