1. In opvolging van Omsendbrief 0108/2002 van 3 September 2002 word u weereens versoek om die benoeming van beamptes vir hierdie spesiale toekenning met erns te bejeën.

2. Daar kan vir die hele Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) slegs een toekenning per maand aan ’n individu of aan ‘n groep personeellede gemaak word, wat daarop dui dat die toekenning slegs vir werklik uitstaande prestasie(s) bedoel is. Die verlede het egter bewys dat daar elke maand ten minste een persoon of ‘n groep personeellede is wat vir die toekenning in aanmerking kan kom.

3. Dit beteken dat ‘n wenk, buitengewone prestasie of dienslewering met die oog op besuiniging en/of groter doelmatigheid, van een of ‘n kombinasie van die volgende moet getuig:

  • Verbetering in, onder meer, metodes, prosedures, toerusting, gereedskap en/of werksomstandighede

  • Verbetering van die gehalte van produkte en/of dienslewering

  • Uitstekende dienste soos ‘n mooi tuin en netjiese skoolgronde

  • Vermindering in koste en/of uitskakeling van verkwisting voortspruitend uit, byvoorbeeld, die gebruik van skryfbehoeftes, voorrade en materiaal

  • Verbeterde veiligheids- en sekerheidsvoorsorgmaatreëls en/of -optrede

  • ‘n Spesiale of ingewikkelde en veeleisende stuk werk wat benewens die betrokkene(s) se normale pligte met buitengewone inspanning aangepak en suksesvol afgehandel is

  • Enige ander verbetering, besparing of buitengewone werkprestasie of dienslewering

Voorbeelde van goeie motiverings wat al in die verlede ontvang is, word as Bylae IX aangeheg.

4. Beoordelingskriteria en belading

Gevalle moet voortaan aan die hand van die volgende kriteria beoordeel word (belading tussen hakies):

  • Verdienstelikheid (10 punte)

  • Praktiese waarde (10 punte)

  • Bewese voordele (10 punte)

  • Inspanning en opoffering (10 punte)

Die finale punt word toegeken uit ‘n totaal van 40 en ‘n beampte of groep moet ten minste 80% behaal (dit wil sê 32 uit 40). Puntestate ( Bylae V vir individue en Bylae VI vir groepe) is aangeheg.

5. Soos in paragraaf 2 gemeld, kan ‘n toekenning ook aan ‘n groep personeellede gemaak word. Die kwalifiserende vereistes die kriteria aan die hand waarvan beoordeling van ‘n groep geskied, verskil nie wesenlik van dié waaraan ‘n individu gemeet word nie. ‘n Benoeming vir ‘n groep word op 'n voorgeskrewe vorm ( Bylae III ) gemaak.

Benoemings in groepverband moet vergesel wees van 'n volledige uiteensetting van verant-woordelikhede (per individu) wat gedurende die proses van toepassing is. Vir hierdie doel moet Bylae IV, wat onder andere die volgende inligting moet bevat, gebruik word:

  • 'n Samevatting van wat die taak of projek behels het

  • 'n Uiteensetting van die onderskeie verantwoordelikhede van die beamptes betrokke by die projek

  • 'n Evaluering of puntetoekenning ten opsigte van elke beampte se bydrae tot die eindresultaat
6. Besonderhede rakende die beloning aan individue of lede van 'n groep, is soos volg:

  • Die toekenning aan ‘n groep is in die vorm van ‘n maksimum kontantbedrag wat deur die Superintendent-Generaal bepaal word.

  • Die basis waarop die kontantbedrag onder die groeplede verdeel moet word, moet in die motivering genoem word.

  • Die toekenning aan ‘n individu in ‘n groep mag nie die waarde van die individu se basiese maandelikse pensioendraende salaris oorskry nie.

  • Die toekenning word vergesel van ‘n sertifikaat wat deur die Superintendent-Generaal onderteken word.
7. Ten einde toekennings op ‘n regverdige basis onder departementele werknemers te versprei, is die beleid nog steeds dat in ‘n bepaalde maand slegs benoemings uit ‘n bepaalde distrik oorweeg sal word. Vanaf Januarie 2004 word benoemings uit die onderskeie Onderwysbestuurs-en-ontwikkelingsentrums (OBOS’e), hulle distrikte en Hoofkantoor afgewag soos hieronder aangedui.
Januarie 2004   METROPOOL-NOORD
Februarie 2004  HOOFKANTOOR
Maart 2004      SUID-KAAP/KAROO	
April 2004      METROPOOL-OOS
Mei 2004        WESKUS/WYNLAND
Junie 2004      METROPOOL-SUID
Julie 2004      BREëRIVIER/OVERBERG
Augustus 2004   METROPOOL-SENTRAAL
September 2004  METROPOOL-NOORD
Oktober	2004    HOOFKANTOOR
November 2004   SUID-KAAP/KAROO
Desember 2004   METROPOOL-OOS
8. Dit is uiters noodsaaklik dat benoemings betyds ingedien moet word en u word derhalwe weereens versoek om toe te sien dat vir die maande wat volg ‘n benoeming vir ‘n spesifieke maand hierdie kantoor teen nie later nie as die 15de van die voorafgaande maand bereik. Die benoeming vir Maart moet byvoorbeeld voor 15 Februarie reeds in hierdie kantoor ontvang word. Die 10de van die maand wat die toekenning voorafgaan moet dus deur die betrokke OBOS of direktoraat as sperdatum beskou word.

9. Let asseblief daarop dat alle Staatsdienspersoneellede wat aan ‘n OBOS en aan al die inrigtings binne ‘n OBOS se bedieningsgebied of aan Hoofkantoor verbonde is, binne ‘n bepaalde maand soos hierbo aangedui, oorweeg moet word. Dit is ook noodsaaklik dat voorafsifting van hierdie benoemings op OBOS- of direktoraatvlak plaasvind.

10. Verslae van persone of groepe persone wat aan inrigtings verbonde is en wat ‘n benoeming waardig is, moet na hul onderskeie OBOS’e verwys word, waar die benoeming deur ‘n komitee onder leiding van die direkteur en/of die administratiewe hoof gesif sal word. Nadat die voorafsifting voltooi is, word die gekeurde verslae afkomstig van inrigtings en ook dié ten opsigte van OBOS-personeel, met ‘n aanbeveling ten opsigte van die persoon of die groep wat dit behoort te kry, na die Personeelkantoor te Hoofkantoor vir finale oorweging verwys.

11. ‘n Rekord moet bygehou word van die besprekings gedurende die voorafsiftingsproses op OBOS- of Hoofkantoorvlak met die oog op moontlike verdere navrae.

12. Die volgende dokumente wat in die proses van belang is en/of gebruik moet word, is aangeheg:

  • Bylae I: Formaat ten opsigte van die benoeming van ‘n individu

  • Bylae II: Formaat ten opsigte van die pligstaat van ‘n individu

  • Bylae III: Formaat ten opsigte van die benoeming van ‘n groep

  • Bylae IV: Formaat ten opsigte van ‘n benoeming in groepsverband
    (volledige beskrywing van die verantwoordelikhede per individu)

  • Bylae V: Formaat ten opsigte van ‘n puntestaat vir ‘n individu

  • Bylae VI: Formaat ten opsigte van ‘n puntestaat vir ‘n groep

  • Bylae VII: Artikel 37(2)(c) van die Staatsdienswet, 1994 (soos gewysig)

  • Bylae VIII: Besonderhede van personeellede wat verlede jaar toekennings ontvang het

  • Bylae IX: Voorbeelde van goeie motivering
13. Dit kan nie oorbeklemtoon word nie dat die prestasie werklik uitstaande moet wees voordat ‘n persoon of ‘n groep vir hierdie toekenning oorweeg sal word.

14. Die toekenning is van toepassing op staatsdienspersoneellede op alle posvlakke onder die senior bestuursvlak (salarisvlak 13). Ter inligting word besonderhede van die personeellede wat verlede jaar toekennings ontvang het as Bylae VIII aangeheg. U word versoek om die inhoud van hierdie omsendbrief aan alle werknemers by u inrigting of in u komponent bekend te maak.

15. U samewerking sal op prys gestel word.


GETEKEN: R.B. SWARTZ
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:02:19

Bylae    I  (grootte: 6 KB)
Bylae   II  (grootte: 4 KB)
Bylae  III  (grootte: 6 KB)
Bylae IV  (grootte: 5 KB)
Bylae  V  (grootte: 7 KB)
Bylae VI  (grootte: 6 KB)
Bylae VII  (grootte: 6 KB)
Bylae VIII  (grootte: 9 KB)
Bylae  IX  (grootte: 28 KB)