1. U is deur middel van Omsendbriewe 0045/2001 van 15 Mei 2001 en 117/2001 van 25 September 2001 ingelig oor die WKOD se elektroniese kommunikasiestrategie (E-komstrategie), die stelsel vir die elektroniese versending van omsendbriewe, en die riglyne vir die gebruik van die elektroniese poslyste.
2. Een van die doelwitte van die strategie is om so ver moontlik papiergebaseerde omsendbriewe aan amptenare en instellings wat oor e-posfasiliteite beskik te vervang deur elektroniese omsendbriewe. Die e-posstelsel, wat die WKOD in staat stel om omsendbriewe elektronies aan skole te versend, is nou in werking en die meeste amptenare en skole ontvang reeds omsendbriewe in elektroniese formaat.
3. Die WKOD sal dus die versending van papiergebaseerde omsendbriewe aan skole en amptenare met e-posfasiliteite met ingang van 1 April 2003 uitfaseer. Skole wat nie oor e-posfasiliteite beskik nie, sal steeds in die taal van hul voorkeur van papiergebaseerde omsendbriewe voorsien word, totdat hulle oor e-posfasiliteite beskik. Indien omsendbriewe aanhangsels het wat nie per e-pos versend kan word nie, sal drukstukke daarvan beskikbaar gestel word.
4. ‘n Vriendelike beroep word dus op skole en amptenare gedoen om hulle e-pos daagliks na te gaan om sodoende op die hoogte te bly van die inhoud van alle omsendbriewe wat op hulle van toepassing is. Skole en amptenare word ook aangeraai om ‘n lêer (“folder”) op hulle rekenaars te skep vir die liassering van hierdie omsendbriewe. Die WKOD sal na afloop van elke skoolkwartaal ‘n lys van die omsendbriewe wat gedurende die kwartaal uitgereik is, beskikbaar stel. Dit sal skole en amptenare in staat stel om na te gaan of hulle insae gehad het in alle omsendbriewe wat op hulle van toepassing is. Omsendbriewe sal ook binnekort op die WKOD-webblad verskyn.
5. Die WKOD-elektroniese omsendbriefstelsel is so ontwikkel dat e-pos aan nie-bestaande identiteite, na die stelseladministrateur aangestuur word. Indien ‘n skooladres byvoorbeeld per abuis uitgewis word, sal e-pos vir daardie adres aan die stelseladministrateur gestuur word. Die stelsel maak ook daarvoor voorsiening dat die WKOD kan kontroleer of skole omsendbriewe wat per e-pos aan hulle versend is, oopgemaak het. Op hierdie wyse sal verseker word dat die skool in kennis gestel word dat e-pos nie afgelewer kan word nie of onoopgemaak is. Skole wat egter probleme het om hulle e-pos te lees, of enige navrae van ‘n tegniese aard het, kan die Skole IT-hulplyn kontak of dit rig aan die Skole IT Streekbestuurder wat hul streek bedien. Hulle besonderhede is soos volg:

OBOS-streek Streekbestuurder Adres E-posadres Telefoon
Skole IT-hulplyn   Privaatsak X45
Parow
7500		 help@ptc.wcape.school.za 021 930-0375
Metropool Suid Goolam Mohamed Privaatsak X45
Parow
7500		 goolam@ptc.wcape.school.za 021 930-0375
082 370 8489
Metropool Noord Abrie Coetzee Privaatsak X45
Parow
7500		 abrie@ptc.wcape.school.za 021 930-0375
082 370 8489
Metropool Sentraal Nashieta Isaacs Privaatsak X45
Parow
7500		 nashieta@ptc.wcape.school.za 021 930-0375
083 370 8489
Metropool Oos Deon Pokpas Privaatsak X45
Parow
7500		 deon@ptc.wcape.school.za 021 930-0375
084 588 5513
Weskus/
Wynland		 Johan van Wyk Privaatsak X3074
Worcester
6850		 jc@wortc.wcape.school.za 021 930-0375
083 648 1101
Breede Rivier/
Overberg		 Wynand Cillié Privaatsak X3074
Worcester
6850		 wynand@wortc.wcape.school.za 082 881 5888
Suid-Kaap/
Karoo		 Stéfan Coetzer Privaatsak X656
Oudsthoorn
6620		 stefan@otc.wcape.school.za 044 272-0300
082 331 0723
IT Opleidings-
beampte vir
Skole en OBOS’e		 André Wiese Privaatsak X45
Parow
7500		 andre@otc.wcape.school.za 082 331 0727

6. Die WKOD-elektronieseposmeesterstelsel wat skole in staat sal stel om per e-pos met amptenare van die WKOD te kommunikeer is ook byna voltooi en sal binnekort geïmplementeer word. ‘n Verdere omsendbrief in hierdie verband sal binnekort uitgereik word.
7. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle belanghebbendes.


GETEKEN: J.J.L. VIVIERS
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:03:03