| 1. |
Ingevolge Artikels 42 en 43 van die Suid-Afrikaanse Skolewet, 1996 (Wet 84/1996) soos gewysig (SASA), moet alle onderwysinrigtings jaarliks geouditeerde finansiële state binne 6 maande na die einde van die boekjaar, wat op 31 Desember sluit, aan die Departementshoof voorlê. |
| 2. |
Aangesien die voorbereiding van geouditeerde finansiële state tydrowend kan wees, word u hiermee daaraan herinner om reëlings te tref vir die opstel en oudit van hierdie state. Die state moet die Departement jaarliks nie later nie as 30 Junie bereik. |
| 3. |
U aandag word ook gevestig op Omsendbrief 27/2001 en Afdeling I van die Handleiding: Basiese Finansiële Stelsel vir Skole wat die vereistes vir die aanstelling van ‘n ouditeur en riglyne vir finansiële state, bevat. U state moet die volgende dokumente en/of inligting insluit (voorbeelde is op aanvraag beskikbaar): |
| 3.1 |
|
Inkomste- en Uitgawestaat (Staat van Ontvangste en Betalings): 1 Januarie - 31 Desember. |
| 3.2 |
|
Balansstaat soos op 31 Desember (bl. I.16 Handleiding). |
| 3.3 |
|
Bankrekonsiliasiestaat soos op 31 Desember. |
| 3.4 |
|
Staat van Beleggings (bl. I.11 Handleiding). |
| 3.5 |
|
Bateverifikasiekontrolesertifikaat (Voorraadkontrolesertifikaat) (bl. I.13 Handleiding). |
| 3.6 |
|
State van Uitstaande Skuld (bl. I .15 Handleiding). |
| 3.7 |
|
Sertifikaat ingevolge artikel 38 (1)(j) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1/1999) (vorm aangeheg). |
| 3.8 |
|
Ouditeursverslag, wat die volgende moet insluit:
‘n Verklaring dat hy of sy onafhanklik optree en geen finansiële belang by die skool se sake, behalwe die ouditering van die skool se boeke, het nie. ‘n Verklaring dat die finansiële state ‘n redelike verslag bied van die skool se finansiële sake. Verklaring van registrasie as ouditeur ingevolge die Openbare Rekenmeesters- en Ouditeurswet, 1991 of verklaring van goedkeuring deur die Beheerliggaam en die WKOD soos vereis ingevolge artikel 43(2) van die Suid Afrikaanse Skolewet ‘n Aanduiding, waar nodig, van swak of onoordeelkundige bestuur van fondse, wesenlike onreëlmatighede ten opsigte van die skoolfonds, ‘n gebrek aan rekeningkundige vaardighede, ens.
|
| 4. |
Let asseblief op die volgende: |
| 4.1 |
|
Vir koshuise moet aparte finansiële state (sien par. 3) voorgelê word. |
| 4.2 |
|
Die verslaggewingstydperk is 1 Januarie - 31 Desember. |
| 4.3 |
|
‘n Ouditeursverslag is verpligtend. |
| 4.4 |
|
Vaste eiendom wat na die Staat teruggeval het, vorm nie deel van die skool se bates nie en moet dus nie op die balansstaat aangedui word nie. |
| 4.5 |
|
Die WKOD se bydraes moet afsonderlik gespesifiseer word (bv. totale bedrag ontvang vir nie-geskeduleerde instandhouding, Norme en Standaarde-toekenning, Veilige Skole, ens). |
| 4.5 |
|
Totale uitgawes vir LOM (Leerondersteuningsmateriaal) moet gespesifiseer word. |
| 4.6 |
|
Total expenses for LSM (Learning Support Material) must be specified. |
| 4.7 |
|
Totale skoolgelde ontvang moet afsonderlik gespesifiseer word. |
| 4.8 |
|
Volledige besonderhede, per item, moet verskaf word t.o.v. diverse inkomste en uitgawes. |
| 4.9 |
|
Slegs die voorgeskrewe Bateverifikasiekontrolesertifikaat (Voorraadkontrolesertifikaat), en nie die volledige Bateregister (voorraadopname) nie, moet ingedien word. |
| 4.10 |
|
Alle dokumente soos versoek in paragraaf 3, moet ingedien word. Nulopgawes moet t.o.v. uitstaande skuld en beleggingstate ingedien word. |
| 4.11 |
|
Indien die persoon verantwoordelik vir die oudit van u skool se boeke en finansiële state nie ingevolge die Openbare Rekenmeesters- en Ouditeurswet, 1991 geregistreer is nie, moet sodanige persoon deur die WKOD as u skool se ouditeur goedgekeur word (verwys na artikel 43(1) en 43 (2)(b) van die Suid-Afrikaanse Skolewet). |
| 5. |
Volledig voltooide jaarlikse finansiële state moet ingedien word by
Direktoraat: Begrotingsbestuur
Kamer 718
Wes-Kaap Onderwysdepartement
Privaatsak X9114
KAAPSTAD
8000
|
| 6. |
U samewerking sal waardeer word. |
GETEKEN: A.J. VAN NIEKERK
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:02:12
|