1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het die volgende beleid aanvaar ten opsigte van uitgawes wat ontstaan as gevolg van bogenoemde vergaderings:
1.1 Slegs WKOD-fasiliteite mag gebruik word. Dit sluit openbare skole, tegniese en onderwyskolleges, onderwysersentrums en klinieke in. Indien geen gepaste WKOD-inrigting beskikbaar is nie, mag buitefasiliteite gebruik word op voorwaarde dat goedkeuring vanaf die betrokke Direkteur verkry is. Dit is net toelaatbaar in uitsonderlike gevalle. Die normale beleid vir die verkryging van fasiliteite en spyseniering sal in so ‘n geval geld. (Verwys na Omsendminuut LS 0006 van 12 Mei 2002.)
1.2 Die volgende tariewe geld vir alle WKOD-inrigtings, uitgesonderd onderwysersentrums en klinieke:

  •  
    		•  Huur van saal en fasiliteite: R300 per dag
    (Dit sluit in kamers vir groepvergaderings en oudiovisuele fasiliteite (waar beskikbaar.)
  •  
    		•  Spyseniering vir ‘n dag: maksimum bedrag van R40 per persoon
    (Dit sluit oggendtee, middagete en middagtee in.)
  •  
    		•  Tee of koffie tydens ‘n oggend- of
    middagsessie:    		 maksimum van R10 per persoon
    per sessie
    1.3 Hierdie tariewe sal aan die inrigting betaal word as ‘n elektroniese fondsoorbetaling. Die tenderraadprosedures is dus nie van toepassing nie. Die betrokke inrigting moet ‘n eis op sy amptelike briefhoof indien.
    1.4 Onderwysersentrums en klinieke sal nie op kompensasie vir die gebruik van hul fasiliteite geregtig wees nie en geen betaling moet aan hulle gemaak word nie, aangesien hulle nie regspersone is nie. Indien hierdie inrigtings gebruik word, sal die normale tenderprosedure vir spyseniering van toepassing wees.
    1.5 ‘n Bywoningsregister moet by alle vergaderings gehou word. Dit moet saam met die betalingsdokumente voorgelê word.
    1.6 Op die eerste dag van die vergadering sal die spysenier vergoed word vir die volle getal persone wat veronderstel was om teenwoordig te wees.  Vir die daaropvolgende dae sal die spysenier net vergoed word vir die getal persone wat op die eerste dag ingeteken het.  Dit geld in beide gevalle waar onderwysinrigtings vergoed word volgens bogenoemde tariewe en waar kontrakteurs van buite dienste lewer ingevolge die tendervoorskrifte.  Die ooreenkoms met die spysenier moet vir so ‘n reëling voorsiening maak.  Waar ‘n vergadering net een dag duur, sal dit as ‘n eerste dag beskou word.
    1.7 Indien ‘n direktoraat uitgawes aangaan namens ‘n ander direktoraat wat die vergadering reël, (bv. fotokopieë) kan sulke uitgawes terugbetaal word.
    1.8 Indien ‘n werknemer van taxi’s gebruik maak om by ‘n vergadering te kom en kwitansies nie beskikbaar is nie, moet die skool of kantoor waar die werknemer gestasioneer is ‘n beëdigde verklaring voorlê wat verduidelik hoekom ‘n kwitansie nie beskikbaar is nie. Dit sal dan geld as bewys dat die uitgawes wel aangegaan is.
    1.9 Seminare en werkswinkels wat langer as een dag duur, moet vermy word ter wille van die kosteïmplikasies. Indien WKOD-inrigtings gebruik word, moet daardie afgevaardigdes wat verplig is om by hotelle, gastehuise, ens. te oornag, die tariewe van die Departement van Staatsdiens en Administrasie vir akkommodasie en maaltye gebruik. (Hierdie koste sluit alkoholiese drank en telefoonoproepe uit.)

    2. Hierdie reëlings is van krag vanaf 1 Januarie 2003 en moet onder die aandag van alle betrokkenes gebring word.


    GETEKEN: A.J. VAN NIEKERK
    HOOF: ONDERWYS
    DATUM: 2003:01:29