1. Ingevolge die Suid-Afrikaanse Skolewet, 1996 (Wet 84/1996) soos gewysig (SASA), moet die beheerliggaam van ‘n openbare skool
1.1 rekord hou van alle fondse ontvang en bestee, en van sy bates en laste
1.2 binne drie maande na die einde van elke boekjaar, jaarlikse finansiële state opstel ooreenkomstig die riglyne wat deur die Lid van die Uitvoerende Raad bepaal is, en
1.3 binne ses maande na die einde van elke boekjaar, ‘n afskrif van die geouditeerde jaarlikse finansiële state aan die Departementshoof voorlê.

2. Aangesien die voorbereiding van geouditeerde finansiële state ’n tydrowende proses is, word u aangeraai om vroegtydig reëlings te tref vir die state vir die boekjaar wat op 31 Desember 2003 eindig. Hierdie state moet by die betrokke OBOS ingedien word.

3. Omsendbrief 27/2001 en Afdeling I van die Handleiding: Basiese Finansiële Stelsel vir Skole bepaal die vereistes vir die aanstelling van ‘n ouditeur sowel as riglyne vir die finansiële state.
3.1 Die volgende dokumente (voorbeelde beskikbaar by OBOS'e op versoek) moet ingesluit wees by die geouditeerde finansiële state:

  • Inkomste- en Uitgawestaat vir 1 Januarie tot 31 Desember

  • Balansstaat soos op 31 Desember

  • Bankrekonsiliasiestaat soos op 31 Desember

  • Staat van Beleggings

  • Bateverifikasiekontrolesertifikaat

  • Staat van Uitstaande Skuld

  • Sertifikaat ingevolge artikel 38 (1)(j) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur

  • Ouditeursverslag
3.2 Die volgende items moet afsonderlik gespesifiseer word:

Elke WKOD-bydrae as inkomste, bv.

  • Norme-en-Standaardetoekenning

  • Veilige Skole

  • Instandhouding

  • Munisipale dienste

Ander inkomste

  • Skoolgelde ontvang

Uitgawes

  • Instandhouding

  • Handboeke

  • Ander LOM

  • Veilige Skole

  • Munisipale dienste
3.3 `n Aparte Balanstaat en Inkomstestaat moet vir 'n koshuis opgestel word.

4. Ouditeur
4.1

Ingevolge artikel 43 van SASA moet die beheerliggaam van ‘n openbare skool ‘n persoon wat ingevolge die Wet op Openbare Rekenmeesters en Ouditeurs, 1991 (Wet 80/1991) as rekenmeester en ouditeur geregistreer is, as ouditeur aanstel.  Indien die beheerliggaam nie redelikerwys hiertoe in staat is nie, moet dit `n persoon aanstel wat bevoeg is om as rekeningkun­dige beampte van Beslote Korporasies op te tree.  Indien dit ook nie moontlik is nie, moet die beheerliggaam `n bevoegde persoon aanstel, maar vir so `n aanstelling word die goed­keuring van die Lid van die Uitvoerende Raad (Provinsiale Minister) benodig.  Aansoeke om goedkeuring (voorgeskrewe aansoekvorm aangeheg) moet gestuur word aan Die Direkteur: Begrotingsbestuur, Wes-Kaap Onderwysdepartement, Kamer 7-20, Privaatsak X9114, Kaapstad, 8000.  Die vereiste dat die persoon nie enige finansiële belang by die sake van die skool mag hê nie, bly steeds van krag.
4.2 Die ouditeur se verslag moet die volgende insluit:

  • Verklaring van ouditeur se kwalifikasies ingevolge artikel 43 van SASA

  • Verklaring dat hy of sy onafhanklik optree en geen finansiële belang by die skool se sake het nie

  • Verklaring dat die finansiële state ‘n redelike voorstelling bied van die skool se finansiële stand soos op 31 Desember en van die skool se finansiële aktiwiteite vir die tydperk 1 Januarie tot 31 Desember

  • Kommentaar rakende die volgende aspekte:

  • Bestuur van fondse

  • Wesenlike onreëlmatighede

  • Interne kontrolemaatreëls

5. Tree asseblief in verbinding met die Skoolvlakbestuurspan by u OBOS indien u ondersteuning ten opsigte van die geouditeerde finansiële state verlang.

6. U samewerking sal waardeer word.


GETEKEN: A.J. VAN NIEKERK
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:10:20

Aansoek om goedkeuring van die aanstelling van Ouditeur  (grootte: 9 KB)