1. Alhoewel daar nie verwag word dat die skryf van enige Senior Sertifikaat- of VBOO Vlak 4-eksamenvraestel ontwrig sal word nie, is dit noodsaaklik dat daar gebeurlikheidsmaatreëls moet wees indien ’n noodtoestand wel sou ontstaan. Omdat die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) besorgd is oor die veiligheid en toekoms van elke persoon in sy sorg, is die volgende prosedures geformuleer om die uitwerking van enige ontruiming wat veroorsaak word deur 'n noodtoestand tot die minimum te beperk. Dit is noodsaaklik dat dieselfde basiese prosedures in noodgevalle gebruik word deur alle inrigtings wat kandidate vir hierdie eksamens voorberei.
2. Aangesien daar verskillende soorte noodgevalle is, is die prosedures wat volg bedoel om situasies te dek. Dit moet egter beklemtoon word dat die ontruiming van ‘n eksamenlokaal baie ernstige gevolge vir kandidate inhou.
3. Indien ontruiming van ’n eksamenlokaal as noodsaaklik geag word, bestaan daar die volgende opsies, nl. dat kandidate

  • ontruim word onder streng voorwaardes (sien 4 hieronder) wat tot op die letter uitgevoer moet word voordat UMALUSI dit sal oorweeg om toe te laat dat die eksamen wat deur die kandidate geskryf is, geprosesseer word, of

  • ’n ander ten volle gemodereerde vraestel, indien dit gereël kan word, aan die einde van die eksamentydperk, of

  • die aanvullende eksamen in Februarie of Maart in die betrokke vak aflê (slegs Senior Sertifikaat).
4. Aangesien laasgenoemde twee opsies hoogs onwenslik is, moet skole let op die volgende rakende die eerste opsie:
4.1 Indien ’n noodtoestand sou ontstaan voordat kandidate begin skryf, mag hulle nie die eksamenlokaal/-lokale betree voordat hulle aangesê word om dit te doen nie. Hulle moet egter van ander groepe afgesonder word en onder toesig bly.
4.2 Indien ’n noodtoestand sou ontstaan terwyl die kandidate nog skryf en dit gevolglik noodsaaklik sou wees om die lokaal te ontruim, moet die kandidate

  • ingelig word dat hulle alle boeke toegemaak op hulle banke moet laat

  • een vir een die lokaal ontruim onder die voortdurende toesig van die opsieners in beheer van daardie lokaal en die hoofopsiener, en die oorhoofse toesig van die prinsipaal. Bykomende onderwysers (uitgesonderd dié wie se vak geskryf word), kan gebruik word om toesig oor die kandidate te hou.

  • nie met mekaar op enige manier praat of kommunikeer nie

  • nie enige boeke of papiere by hulle hê nie

  • op ’n geskikte plek op die terrein op ’n afstand van mekaar sit sodat geen kommunikasie kan plaasvind nie

  • in stilte terugkeer na die eksamenlokaal wanneer hulle verlof kry om dit te doen en voortgaan met skryf van waar hulle opgehou het, en

  • na hulle terugkeer die oorblywende tyd gegee word vir die voltooiing van die eksamen, met ander woorde, die totale tyd vir die vraestel min die tyd wat reeds gebruik is voordat die ontruiming plaasgevind het.

Die prinsipaal, die hoofopsiener en die ander opsieners moet te alle tye beheer uitoefen oor die kandidate en elke opsiener moet verantwoordelikheid aanvaar vir sy of haar groep kandidate. Die kringbestuurder moet tevrede wees dat alle prosedures uitgevoer is en moet vanaf die tyd wat hy of sy by die skool aankom die situasie fyn dophou.

Versuim om die ontruiming presies op die voorgeskrewe wyse uit te voer, sal beteken dat die geldigheid van die eksamen in die gedrang kan kom. Die twee ander opsies met hulle ernstige gevolge vir die kandidate sal dan oorweeg moet word.
4.3 Die kringbestuurder of OBOS-direkteur moet onmiddellik in kennis gestel word.
4.4 Die kringbestuurder sal probeer om die skool onmiddellik te besoek ten einde in sy of haar verslag die prosedures te kan verifieer.
4.5 ’n Volledige verslag moet voorgelê word aan die Direkteur: Eksamens op dieselfde dag waarop die ontruiming plaasgevind het. Hierdie verslag moet deur die kringbestuurder opgestel word en moet verklarings bevat van die prinsipaal, die hoofopsiener en elke ander opsiener. Die Direkteur: Eksamens sal op sy beurt weer UMALUSI inlig oor wat gebeur het. Daar word vertrou dat dit moontlik sal wees om die skool binne drie dae oor die gevolge van die ontruiming van kandidate uit die eksamenlokaal in te lig.
5. Prinsipale moet kandidate inlig oor die skool se gebeurlikheidsplan indien enige ontruiming noodsaaklik sou wees en ook van die ernstige gevolge wat enige ontruiming sou hê indien dit nie behoorlik uitgevoer word nie.
6. In die onwaarskynlike geval dat 'n nasionale of 'n provinsiale vraestel weer geskryf moet word, sal die WKOD all prinsipale onmiddellik daarvan in kennis stel. Die oorskryf van so 'n vraestel sal dan heelwaarskynlik binne een of twee dae na die laaste eksamen op die rooster plaasvind, d.w.s na 21 November 2003.
7. Enige ontwrigting in die eksamenproses of foutiewe oopmaak van eksamenskrifte moet onmiddellik Hoof Onreëlmatigheidsbeampte of Onreëlmatigheidsbeamptes van die WKOD aangemeld word.. 
Hoof Onreëlmatigheidsbeampte: Me J Rault-Smith  021 467 2622, 082 448 1801
Onreëlmatigheidsbeamptes:     Mnr T Magwaca     021 467 2626
                              Mnr V Deacon      021 467 2336

GETEKEN: P.A. VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:09:23