| 1. |
Benoemings van staatsdienspersoneel (nie-opvoeders) wat die kwalifiserende tydperk van ten minste een jaar diens in ‘n spesifieke rang gedurende die tydperk 31 Maart 2002 tot 31 Maart 2003 voltooi het, word nou ingewag. |
| 2. |
Die prosedure vir die voorlegging van die motivering en die evaluering daarvan is volledig in vorige omsendbriewe oor hierdie onderwerp uiteengesit. Die onus is steeds op toesighouers en seksie-, kantoor- en direktoraatshoofde om te bepaal of en wanneer personeellede onder hulle beheer kwalifiseer om vir 'n tweede of 'n derde kerf benoem te word. Indien enige probleme in hierdie verband ondervind word, kan die personeelkantoor by die volgende nommers geskakel word: (021) 467-2433 : Mnr BN Bestenbier
(021) 467-2431 : Mnr WVC Klein
(021) 467-2427 : Mnr HJ Coetzer |
| 3. |
Let asseblief op die volgende baie belangrike aspekte: |
| 3.1 |
|
'n Duidelike onderskeid moet tussen motivering en insidentering gemaak word. Motivering is 'n duidelike, opsommende beskrywing per eienskap waarin volgehoue, bogemiddelde prestasies uitgebeeld word, terwyl insidentering, wat nie vir die doeleindes van hierdie evalueringsproses verlang word nie, verwys na die aanteken van spesifieke insidente ('n verwysing na datum, plek en omstandighede) soos wat vir normale personeelevaluering verlang is. Een van die belangrikste kriteria vir die toekenning van 'n tweede of 'n derde kerf, wat in die motivering beskryf moet word, is die bydrae wat 'n spesifieke beampte tot die meer doeltreffende en effektiewe dienslewering van die Wes-Kaap Onderwysdepartement gemaak het. Daar moet duidelik gestel word waarom die betrokke bydrae as waardevol beskou word. Algemene stellings soos 'Hierdie persoon lewer goeie diens' of 'Hierdie persoon beskik oor baie kennis en vaardighede' sonder enige motivering daarvoor, is onaanvaarbaar. |
| 3.2 |
|
Die belangrikheid van toepaslike motivering kan nie oorbeklemtoon word nie. Dit is op grond hiervan dat die komitee tot 'n beslissing moet kom en dit moet dus duidelik uit die motivering blyk waarom een persoon se werkverrigting beter is as dié van ander persone in sy of haar posklas (ranggroep). |
| 3.3 |
|
Die probleem word steeds ondervind dat identiese motivering vir meer as een persoon by ‘n spesifieke skool voorgelę word. Dit is onaanvaarbaar, al beklee hulle soortgelyke poste. Daar moet juis gemotiveer word hoe een individu bo ‘n ander uitstyg. |
| 3.4 |
|
Indien dieselfde motivering onder meer as een faset in die verslag verskaf word, moet dit elke keer volledig omskryf word met die klem op hoekom dit onder daardie spesifieke faset van waarde is. Al die fasette van ‘n verslag word nie noodwendig gelees nie en as motivering nie onder die korrekte hofie verskaf word nie, word dit buite rekening gelaat. |
| 3.5 |
|
Vorm PE2 (Bylae B) moet voltooi en voorgelę word waar 'n persoon weier om motivering te verskaf of nie in evaluering belangstel nie. |
| 3.6 |
|
Openhartige kommunikasie tussen toesighouers en ondergeskiktes met betrekking tot die toepassing van die stelsel is noodsaaklik. |
| 3.7 |
|
Alhoewel alle personeellede wat volgens hul senioriteitsdatums kwalifiseer, die geleentheid gebied moet word om motivering te verskaf, is daar in vorige siklusse uitdruklik versoek dat skole, in die lig van die 5%- en 15%-beperking, hulle personeel se werksprestasies deeglik moet evalueer sodat verslae slegs voorgelę word vir diegene wat werklik uitstyg. Dit word ongelukkig nie oral gedoen nie en in die pas afgelope siklus het sommige skole verslae ten opsigte van bykans al hulle personeellede voorgelę. |
| 3.8 |
|
Punte wat toegeken word moet die korrekte kerf, soos in die PE1-vraelys aanbeveel, reflekteer. |
| 3.9 |
|
Die besluit van hoër gesag in ‘n geval waar konsensus tussen 'n toesighouer en 'n ondergeskikte nie bereik kon word rakende laasgenoemde se benoeming nie, moet skriftelik aan hom of haar oorgedra word deur sy of haar lynbestuurder (vlak van direkteur of prinsipaal). Redes vir die besluit moet ook verstrek word. |
| 3.10 |
|
AFSNYPUNTE Dit is belangrik om daarop te let dat die evaluering van personeel binne elke komponent of inrigting gehanteer moet word. Dit is ook noodsaaklik dat alle lynbestuurders moet toesien dat nominasies nie die perk van 15% tweede kerwe en 5% derde kerwe oorskry nie. Hierdie kriteria moet streng toegepas word ten opsigte van elke pos- of salarisvlak. Ten einde lynbestuurders in staat te stel om by die voormelde perke te hou, sal die profiel van hulle spesifieke komponent, inrigting of kantoor op versoek aan hulle beskikbaar gestel word. Die neergelegde perke mag onder geen omstandighede oorskry word nie aangesien fondse slegs beskikbaar is vir die toestaan van 15% tweede kerwe en 5% derde kerwe. Die finale benoemings binne die perk van 20% (15% en 5%) moet aan die Personeelkantoor vir moderering voorgelę word. Daar sal geen sentrale voorafsifting van nominasies wees nie. In gevalle waar evalueringsverslae ten opsigte van meer as 20% van die personeellede van 'n komponent, inrigting of kantoor op elke salarisvlak voorgelę word, sal sodanige verslae na die verantwoordelike komponent, inrigting of kantoor terugverwys word sodat die nominasies in pas met die voorgeskrewe afsnypunte gebring kan word. |
| 4. |
Die sluitingsdatum vir ontvangs by Hoofkantoor van al die evalueringsverslae ten opsigte van personeellede wat benoem word en wat kwalifiseer, is 30 Junie 2003. |
| 5. |
Een van die grootste probleme wat in vorige siklusse ervaar is, was die laat indiening van verslae. Voldoende tyd word weer eens toegelaat vir die tydige indiening van alle verslae en geen uitstel sal verleen word nie. Nominasies en/of verslae wat laat ontvang word, sal nie oorweeg word nie.. |
| 6. |
Die volgende vorms is aangeheg en moet vir gebruik gefotokopieer word: |
| 7. |
'n Kontrolelys van die stappe wat in die proses gedoen moet word - Bylae C -is ook aangeheg. |
| 8. |
U samewerking om die proses so gou as moontlik af te handel, sal op prys gestel word. |
| 9. |
Hierdie omsendbrief sal binnekort in Xhosa beskikbaar wees. |
GETEKEN: J.H. HURTER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:05:08
|