1. Ingevolge die bepalings van bogemelde Wet wat reeds in werking getree het, kan enige persoon aansoek doen om toegang tot enige inligting of rekords wat in besit of onder beheer van, onder andere, ‘n openbare liggaam is en wat moontlik gebruik sal kan word vir die uitoefening of beskerming van so ‘n persoon se regte. Hierdie Wet maak egter ook voorsiening vir die beperking van hierdie reg waar geregverdigde gronde bestaan vir weiering van toegang tot bepaalde inligting of rekords. Voormelde Wet is verkrygbaar vanaf die Staatsdrukkery, Pleinstraat 90, Kaapstad 8001 (telefoonno. (021) 465-7531).
2. Elke skool en kollege is ingevolge die woordomskrywing van “openbare liggaam” (paragraaf (b)) in artikel 1 van bogemelde Wet, ‘n afsonderlike openbare liggaam (met die prinsipaal as inligtingsbeampte).
3. Met die oog op die korrekte hantering van toekomstige versoeke van hierdie aard, sal die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) binnekort breedvoerige dog eenvoudige riglyne op die WKOD-Webtuiste: wced.wcape.gov.za plaas.  (Hierdie dokument is hier beskikbaar.)  Aangesien dit slegs riglyne is, moet skole en kolleges daarop let dat hulle, as afsonderlike openbare liggame, hulle eie prosedures en prosesse moet ontwikkel oor hoe om hierdie versoeke te hanteer. Dit is die verantwoordelikheid van elke prinsipaal as inligtingsbeampte om te verseker dat die bepalings van bogemelde Wet uitgevoer word. Harde kopieë van die riglyne sal, slegs op versoek, aan skole wat nie toegang tot die Internet het nie beskikbaar gestel word. As alternatief kan hierdie skole ook harde kopieë van naburige skole wat tot die Internet toegang het, verkry.
4. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van die voorsitters van beheerliggame en alle ander belanghebbendes.


GETEKEN: A.J. VAN NIEKERK
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2003:05:14