1. Inleiding
1.1 Die doel van hierdie minuut is om alle distrikskantore en skole in te lig aangaande die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting.
1.2 Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) beskik oor 'n driejaar meubelkontrak met voorsieners om meubels te voorsien aan alle skole in die Wes-Kaapprovinsie. Hierdie kontrak behels 30 skoolmeubelitems op die aangehegte katalogus (Bylae A). Skole mag slegs vanaf die aanbevole lys meubelitems op die aangehegte WKOD 026A-vorm (Bylae B) bestel.
1.3 Toerustingsitems in die WKOD 026B-vorm (Bylae C) word op Trade World geadverteer, via die SourceLink elektroniese aankoopstelsel.

2. Prosedure vir die verkryging van toerusting en meubels vir nuwe skole
2.1 Die onderwysdistrikskantoor moet 'n rekwisisie vir 'n nuwe skool opstel en aan Hoofkantoor voorlê. Dit moet gedoen word nie later nie as 4 maande voor die opening van die skool.
2.2 Die volgende dokumente moet elke aansoek om toerusting en meubels vir 'n nuwe skool vergesel:

  • 'n Voltooide WKOD 026A-vorm vir meubels
  • 'n Voltooide WKOD 026B-vorm vir toerusting
  • 'n Goedkeuringsbrief vir die opening van die nuwe skool
3. Prosedure vir die verkryging van toerusting en meubels vir bestaande skole (aanvul)
3.1 Alle versoeke om toerusting en meubels van sulke skole moet teen 14 Februarie 2014 aan die betrokke IBB-bestuurder voorgele word.
3.2 Die volgende dokumente moet elke aansoek om toerusting en meubels vir 'n nuwe skool vergesel:

  • 'n Voltooide WKOD 026A-rekwisisievorm (Meubels)
  • 'n Voltooide WKOD 026B-vorm (Toerusting)
    (Albei vorms moet deur die IBB-bestuurder gewaarmerk en geteken word.)
  • 'n Tegniese verslag, in die geval van vervanging van toerusting
3.3 Distriksdirekteure moet meubel- en toerustingbehoeftes in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys in lyn met die beskikbare begroting saamstel. Die prioriteitslys moet gestuur word na die Hoofdirektoraat: Distrikte teen 14 Maart 2014 vir goedkeuring en onder-tekening.
3.4 Ditstrikskantore sal skole in kennis stel of hulle versoeke suksesvol was, gewysig is of afgekeur is.
3.5 Die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning sal bestellings plaas vir meubels wat aangevra is by gekontrakteerde verskaffers aan die begin van die finansiële jaar. Die verskaffer lewer gewoonlik af, binne 4 tot 6 weke vanaf die besteldatum.
3.6 Die meubelkontrak het `n een jaar waarborg tydperk met die volgende bepalings:

  1. Wanneer die behoefte ontstaan, moet skole wat foutiewe meubels ontvang het, Hoofkantoor onmiddellik in kennis stel deur 'n skriftelike verslag aan die volgende e-posadres te stuur: Jerome.Gordon@westerncape.gov.za

  2. Vir items wat binne die eerste jaar van ontvangs deur die skool, onklaar raak sal die WKOD met die verskaffers in kontak tree om dan so spoeding moontlik vervangings te reël.
3.7 Indien dit die bedoeling is dat die WKOD vir die items betaal, moet skole nie die meubels of toerusting direk van verskaffers bestel nie. Betaling vir sodanige opdragte sal vir die skool se rekening wees.

4. Bestuur van meubels en toerusting by skole
4.1 Skole moet 'n verkrygingskomitee stig wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van toerusting en meubels. (Sien die riglyne, Basiese Finansiële Stelsels vir Skole.)
4.2 Verouderde meubels moet afgeskryf word en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Sodanige besluit moet op rekord in die notules verskyn en beskikbaar wees vir moniteringsdoeleindes.
4.3 Stukkende meubels wat nog herstelbaar is, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te verhoed.
4.4 Bygewerkte inventarisrekords (leerderinskrywings per graad, beskikbare toerusting en meubels, tekorte) wat die behoefte aan aanvullings verifieer, moet op versoek beskikbaar gestel word. Met die oog daarop om bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle toerusting en meublement, veral die plastiese saalstoele te merk.


GETEKEN: M M HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2013:11:12

Bylae A: "School Furniture Catalogue 2013 – 2016"  (grootte: 614 KB)
Bylae B: Rekwisisie vir meubels (WKOD-026 A)  (grootte: 38 KB)
Bylae C: Rekwisisie vir toerusting (WKOD-026 B)  (grootte: 28 KB)