| 1.1 |
Die doel van hierdie minuut is om alle distrikskantore en skole in te lig aangaande die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting. |
| 1.2 |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) beskik oor 'n driejaar meubelkontrak met voorsieners om meubels te voorsien aan alle skole in die Wes-Kaapprovinsie. Hierdie kontrak behels 31 skoolmeubelitems. Skole word versoek om te bly by die aanbevole lys items op die aangehegte WKOD 026A-vorm. |
| 1.3 |
Toerustingsitems in die WCED 026B-vorm word op Trade World geadverteer, via die SourceLink elektroniese aankoopstelsel. |
| 2. |
Prosedure vir die verkryging van toerusting en meubels vir nuwe skole |
| 2.1 |
Die onderwysdistrik moet 'n rekwisisie vir 'n nuwe skool opstel en aan Hoofkantoor voorlê. Dit moet gedoen word nie later nie as 4 maande voor die opening van die skool. |
| 2.2 |
Die volgende dokumente moet elke aansoek om toerusting en meubels vir 'n nuwe skool vergesel:
- 'n Voltooide WCED 026A-vorm vir meubels
- 'n Voltooide WCED 026B-vorm vir toerusting
- 'n Goedkeuringsbrief vir die opening van die nuwe skool
|
| 3. |
Prosedure vir die verkryging van toerusting en meubels vir nuwe skole
|
| 3.1 |
Alle versoeke om toerusting en meubels van sulke skole moet teen 15 Februarie 2013 aan die betrokke IBB-bestuurder voorgelê word. |
| 3.2 |
Die volgende dokumente moet elke aansoek om toerusting en meubels vir 'n nuwe skool vergesel:
- 'n Voltooide WCED 026A-rekwisisievorm vir meubels
- 'n Voltooide WCED 026B-vorm vir toerusting
(Albei vorms moet deur die IBB-bestuurder gewaarmerk en geteken word.)
- 'n Tegniese verslag, in die geval van vervanging van toerusting
|
| 3.3 |
Distriksdirekteure moet meubel- en toerustingbehoeftes in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys saamstel. Die prioriteitslys moet gestuur word na die Hoofdirektoraat: Distrikte teen 15 Maart 2013 vir goedkeuring en onder-tekening. |
| 3.4 |
Ditstrikskantore sal skole in kennis stel of hulle versoeke suksesvol was, gewysig is of afgekeur is. |
| 3.5 |
Die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning sal bestellings plaas vir meubels wat aangevra is by gekontrakteerde verskaffers aan die begin van die finansiële jaar. Die verskaffer lewer gewoonlik af binne 4 tot 6 weke vanaf die besteldatum. |
| 3.6 |
Skole moet nie meubels of toerusting direk van die verskaffers bestel indien die bedoeling is dat die WKOD vir die items moet betaal nie. Die onkoste van sodanige bestellings sal vir die rekening van die skool wees. |
| 4. |
Bestuur van meubels en toerusting by skole |
| 4.1 |
Skole moet 'n verkrygingskomitee stig wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van toerusting en meubels. (Sien die riglyne, Basiese Finansiële Stelsels vir Skole.) |
| 4.2 |
Verouderde meubels moet afgeskryf word en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Sodanige besluit moet op rekord in die notules verskyn en beskikbaar wees vir moniteringsdoeleindes. |
| 4.3 |
Stukkende meubels wat nog herstelbaar is, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te verhoed. |
| 4.4 |
Bygewerkte inventarisrekords (leerderinskrywings per klas, beskikbare toerusting en meubels, tekorte) wat die behoefte aan aanvullings verifieer, moet op versoek beskikbaar gestel word. Met die oog daarop om bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle toerusting en meublement, veral die plastiese saalstoele te merk. |
GETEKEN: MM HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2012:11:05
|
 |